Reserveringssysteem restaurant en horeca

Reserveringssysteem voor horeca: wat moet het kunnen?

Een reserveringssysteem voor een restaurant bewaakt eerst de capaciteit: hoeveel couverts er per dienst en per tijdslot online open staan, en hoe lang een tafel bezet is. Zonder die tafelduur verkoopt het een tafel twee keer, of laat het hem onnodig leeg.

Daarna komt wat een reservering betrouwbaar maakt: een bevestiging na het boeken, een herinnering de dag ervoor met een annuleringslink, online vooruitbetalen waar het ertoe doet, een aanbetaling of het hele menu, en gastgegevens die blijven staan, zoals een allergie of een eerdere no-show.

Veel pakketten verkopen er meer bij: een digitale plattegrond, een kassakoppeling, een wachtlijst, marketingmails. Dat is handig voor een zaak met drie zalen. Bij veertig couverts betaalt u vaak voor schermen die niemand tijdens de bediening opent. Begin bij wat u elke dienst mist, niet bij de langste lijst.

• Maximum couverts per dienst en per tijdslot
• Tafelduur per tafelgrootte
• Bevestiging en herinnering de dag ervoor, met annuleringslink
• Online betalen bij het reserveren: een aanbetaling of het hele groepsmenu vooraf
• Gastgegevens: allergieën, voorkeuren, eerdere no-shows
• Reserveren via uw website en uw Google-profiel, dag en nacht
• Een spaarprogramma waarmee vaste gasten punten sparen

Wat kost een reserveringssysteem voor een restaurant?

Er bestaan drie prijsmodellen. Het eerste is een vast abonnement per maand, zonder kosten per reservering: Guestplan en Zenchef rekenen zo, elk met drie pakketten (hun prijzen staan in de cijfers bovenaan deze pagina).

Het tweede is een vergoeding per gast. TheFork Manager rekent voor reserveringen die via TheFork, Tripadvisor en partners binnenkomen een percentage van de gemiddelde rekening per gast; reserveringen via uw eigen website, Instagram en Facebook staan daar apart van. De abonnementsprijzen moet u opvragen.

Het derde model zit in de kleine lettertjes: transactiekosten op wat de gast online vooruitbetaalt, een aanbetaling of het hele menu. Die verschillen per pakket. Zenchef vermeldt voor een iDEAL-betaling € 3,29 in Reserve en € 0,29 in Grow; wie zelf een betaalkoppeling met Mollie heeft, betaalt € 0,32 per iDEAL-transactie. Vraag bij elke offerte dus drie dingen: de maandprijs, de kosten per gast of per reservering, en de kosten per online betaling.

Via een platform of via uw eigen website reserveren?

Een platform als TheFork brengt gasten die u nog niet kennen, en daar betaalt u per gast voor; op een lege dinsdag kan dat de moeite waard zijn. Maar de gast die uw naam al intypt, heeft geen platform nodig om u te vinden: reserveert hij op uw eigen website, dan gaat er geen vergoeding af en komen zijn gegevens rechtstreeks bij u terecht.

Een platform kan ook verdwijnen. Quandoo neemt na 30 september 2026 geen nieuwe reserveringen meer aan en gaat eind 2026 offline. Wie daar reserveringen ontving, moet de knoppen op zijn website, Google-profiel en socials omzetten. Een knop op uw eigen website blijft staan als een platform stopt.

Rekenvoorbeeld: wat online betalen bij het reserveren kost

Illustratief voorbeeld, geen klant: een restaurant met veertig couverts, een zaterdag, een tafel voor acht met een aanbetaling van € 10 per persoon. De gast betaalt € 80 bij het reserveren.

Loopt de betaling via Traxo, dan kost ze 3%: € 2,40, zonder vergoeding per couvert. Betaalt de gast het hele groepsmenu vooraf, dan geldt dezelfde 3% op het hele bedrag, en is de rekening aan tafel al voldaan. Wie zelf een Mollie-koppeling bouwt, betaalt € 0,32 per iDEAL-transactie, maar moet die koppeling dan ook zelf bouwen en onderhouden.

Tegenover die paar euro staat de tafel: acht lege stoelen op veertig is een vijfde van de zaal, met de inkoop die er al voor gedaan is. Blijft de tafel leeg, dan vangt de € 80 een deel van het verlies op.

Werkt nabellen ook? Wat restaurants zelf doen tegen no-shows

Niet elk restaurant kiest voor een aanbetaling. In Entree Magazine vertelt Onglet in Maastricht dat het team elke dag alle reserveringen nabelt, zo'n twintig per dag in ongeveer een halfuur, en er zo altijd wel een of twee boekingen uit vist die anders een no-show waren geworden. Basiliek in Harderwijk probeerde aanbetalingen, merkte dat gasten het niet waardeerden, en belt nu de dag van tevoren met een rekening bij annulering binnen 24 uur.

Beide kosten tijd of vragen om duidelijke afspraken. In een enquête van Spryng onder 1.000 Nederlanders wil 93% een of meer herinneringen vooraf, en vindt 56% no-showkosten onredelijk zonder duidelijke herinnering. Volgens de ACM is een aanbetaling alleen verschuldigd als die vooraf is afgesproken. Zet de voorwaarden dus bij de reservering en laat vooraf betalen waar het ertoe doet, een aanbetaling of het hele menu: grote tafels, groepsmenu's, de zaterdag. De dinsdag voor twee laat u met rust.