No-show kosten berekenen: gratis rekentool

Een no-show kost u geen tijd. Hij kost het uur waarin u had kunnen knippen: de huur, het loon en de verwarming lopen gewoon door. Daarom wordt één lege stoel per week, die aan de balie weinig lijkt, over een jaar een bedrag van vier cijfers.

‘No-show kosten berekenen’ betekent twee dingen: uitrekenen wat no-shows u kosten, en die kosten doorberekenen aan de klant die wegblijft. De rekentool doet het eerste. Voor het tweede leest u verderop op deze pagina wat de rechter ervan vond toen een kapster € 81,40 vorderde.

De rekentool: wat no-shows u kosten

Elk veld begint bij een gepubliceerd richtcijfer, dat onder het veld bij naam wordt genoemd: vervang het door uw eigen cijfer. Het resultaat kunt u kopiëren, downloaden, afdrukken of delen met een link die deze pagina opent met uw cijfers. De berekening gebeurt in uw browser: er wordt niets verzonden of opgeslagen.

Zo rekenen we

1. Het verlies per jaar. No-shows per week × gemiddelde prijs × weken open. De plekken die u op het laatste moment toch nog vult, gaan er één keer af, via hun percentage.
2. Per week, en in uren. Het verlies per jaar ÷ weken open geeft het verlies per week. Vult u de gemiddelde duur van een afspraak in, dan telt de rekentool ook de verloren uren: lege tijdsloten × duur.
3. Uw aandeel no-shows. No-shows per week ÷ afspraken per week. ‘Eén procentpunt minder’ is wat het oplevert als dat aandeel één punt zakt, van 6,5 naar 5,5% bijvoorbeeld.
4. Met een aanbetaling. De aanbetaling is een percentage van de prijs. Een deel van de no-shows verdwijnt: dat is uw aanname, het laatste veld. Bij de no-shows die overblijven houdt u de aanbetaling, dus elk kost de prijs min de aanbetaling.
5. De transactiekosten. Elke boeking betaalt de aanbetaling, dus elke boeking betaalt de kosten van de aanbieder die haar int: afspraken per week × weken open × (percentage × aanbetaling + vast bedrag). Bij iDEAL is dat alleen een vast bedrag, hoe hoog de aanbetaling ook is.
6. De nettowinst. Verlies zonder aanbetaling − resterend verlies − transactiekosten. Is dat negatief, dan zegt de rekentool het.

De tabel geeft bij elk cijfer wat de bron zegt, de pagina waar het staat en de dag waarop wij het lazen.

De transactiekosten zijn het iDEAL-tarief dat Mollie en Stripe zelf publiceren, gelezen in onze prijsmonitor. Betaalt een klant met een creditcard, dan kost dat meer: 1,80% + € 0,25 bij Mollie, 1,5% + € 0,25 bij Stripe. Kies in de rekentool ‘Mollie, kaart’ of ‘Stripe, kaart’ om daarmee te rekenen. Boekingssoftware die de betaling via Mollie of Stripe laat lopen, rekent soms een eigen toeslag bovenop dat tarief; die staat hier niet in. De gemiddelde besteding is inclusief btw. Voor diensten van kappers geldt 9% btw: uw verlies zonder btw ligt dus iets lager.

Wat de rekentool niet doet: hij telt niet de tijd die u kwijt bent aan nabellen, en niet het materiaal dat al klaarstond. Hij gaat ervan uit dat u de aanbetaling van een no-show houdt, wat alleen kan als uw voorwaarden dat zeggen en de klant ze bij het boeken heeft aanvaard. En hij belooft geen daling: hoeveel no-shows een aanbetaling voorkomt, heeft geen onafhankelijk onderzoek voor salons gemeten. De beginwaarde van 50% is een voorbeeld; één softwareaanbieder, Avana, zegt ‘bijna nul’, een andere, Salonnare, noemt bewust geen cijfer.

Een rekenvoorbeeld: een kapper met 23 afspraken per week

Dit zijn de beginwaarden van de rekentool, te vervangen door uw eigen cijfers: 23 afspraken per week, waarvan er anderhalf niet doorgaat, een gemiddelde besteding van € 51,44 en 48 weken open. De aanbetaling is 25% van de prijs, dus € 12,86, betaald met iDEAL via Mollie, en de aanname is dat ze één op de twee no-shows voorkomt.

1. Zonder aanbetaling. 1,5 × € 51,44 × 48 weken = € 3.704 omzet die niet binnenkomt: 72 lege tijdsloten, 6,5% van de afspraken, € 309 per maand.
2. Met de aanbetaling. Er blijven 36 no-shows per jaar over, en elk kost € 51,44 − € 12,86 = € 38,58: samen € 1.389.
3. De transactiekosten. 23 × 48 = 1.104 aanbetalingen per jaar, elk € 0,32 via iDEAL bij Mollie: € 353. Bij Stripe (€ 0,29) is dat € 320, bij Traxo (3% van de aanbetaling) € 426.
4. Het saldo. € 3.704 − € 1.389 − € 353 = € 1.962 per jaar beter. De kosten zijn gedekt nog voordat er één no-show wordt voorkomen: de aanbetalingen die u bij de 72 no-shows houdt, zijn samen € 926, ruim twee keer de € 353 aan kosten.

Hoeveel no-shows zijn normaal, en hoe meet u ze?

Noteer vier weken lang elke geboekte afspraak, en daarnaast elke afspraak die niet doorging: de klant die zonder bericht wegbleef, en de afzegging die te laat kwam om het gat nog te vullen. Deel het tweede getal door het eerste. Bewaart uw online agenda de geschiedenis van de no-shows, dan is de telling al gedaan.

Voor kapsalons en schoonheidssalons publiceert niemand dat aandeel. Wat er wel is: een softwareaanbieder die op zijn eigen rekentool 6 tot 8% noemt, zonder onderzoek erbij, en gemeten cijfers uit de zorg. RTV Noord vroeg het in 2023 aan ziekenhuizen in het Noorden: 2 tot 2,5% bij het UMCG, zonder de late afzeggingen, en met de late afzeggingen erbij 4,5% bij het Ommelander Ziekenhuis en zo'n 5% bij het Martini Ziekenhuis. Anderhalve no-show op 23 afspraken is 6,5%: iets boven die ziekenhuizen, onderaan de schatting van de aanbieder.

De andere beginwaarden komen uit de Monitor Kerndata Kappers 2026, die Panteia voor het Brancheplatform Kappers maakt: een klant besteedde in 2025 gemiddeld € 51,44 per bezoek, € 49,64 bij een salon zonder personeel en € 60,05 bij een salon met personeel. Hoe hoger uw gemiddelde, hoe duurder elke lege stoel.

Mag u no-show kosten doorberekenen aan de klant?

Alleen als de klant de regel kende en aanvaardde voordat ze boekte. Dat volgt uit een vonnis van de kantonrechter in Middelburg van 26 juli 2023. Een kapster vorderde € 81,40 van een klant die online had geboekt voor knippen, verven en gelnagels en zonder bericht wegbleef. De vordering werd afgewezen: de huisregels met de no-show kosten stonden in een nieuwsbrief en op sociale media, en dat was niet genoeg om ze deel van de afspraak te maken.

De rechter noemt drie dingen die bij een online boeking wel volstaan:

1. De klant wordt erop gewezen. Vóór het boeken, ‘op begrijpelijke en in het oog springende wijze’.
2. De voorwaarden zijn in te zien. Via een link, op het moment van boeken.
3. De klant aanvaardt ze. Dat kan ‘door middel van het aanvinken van een daartoe bestemd vakje’.

Het kantoor dat het vonnis besprak, Legal8, voegt eraan toe dat de kosten redelijk moeten zijn en dat u ze ook in het boekingsformulier zelf kunt zetten. Een aanbetaling bij het boeken maakt het eenvoudiger, omdat u achteraf niets hoeft te innen; ook dan moet de klant vooraf weten wanneer ze haar geld terugkrijgt. Dit is een samenvatting van één uitspraak, geen juridisch advies.

Wat twee salons op hun eigen website zeggen te rekenen, gelezen op 2 oktober 2026. Twee voorbeelden, geen gemiddelde.

Bronnen: Change Hairstyling en Beichies, gelezen op 2 oktober 2026 en opnieuw op 3 oktober 2026.

Drie manieren om minder no-shows te hebben

1. Een herinnering de dag ervoor. Die lost het vergeten op, de grootste oorzaak. Begin met onze zes sms-voorbeelden.
2. Een annuleringstermijn die de klant kent. 24 uur, genoemd bij het boeken en herhaald in de herinnering. Pas dan kunt u no-show kosten rekenen.
3. Een aanbetaling voor lange behandelingen. Het enige middel dat ook werkt bij de klant die haar herinnering leest en toch niet komt.

Bij Traxo stelt u per behandeling een aanbetaling of het hele bedrag in, en de klant betaalt online bij het boeken, voor 3% per betaling en verder niets: zie onze pagina over online betalen. Wat een herinnering zelf kost en oplevert, rekent onze gids over de afspraakherinnering voor u uit.

Veelgestelde vragen

Hoe bereken je de kosten van een no-show?

Vermenigvuldig uw gemiddelde prijs per afspraak met het aantal no-shows per week, en dat met het aantal weken dat u per jaar open bent, 48 als u vier weken sluit. Dat is de omzet die u misloopt, want uw vaste kosten blijven gelijk.

Mag ik no-show kosten rekenen?

Ja, als de klant de voorwaarden kende en aanvaardde voordat ze boekte. In 2023 wees de kantonrechter in Middelburg een vordering van € 81,40 af, omdat de huisregels alleen in een nieuwsbrief en op sociale media stonden. Noem het bedrag en de termijn bij het boeken en laat de klant ze aanvinken. Een aanbetaling is de eenvoudigste manier, omdat u dan niets achteraf hoeft te innen.

Werkt een aanbetaling echt tegen no-shows?

Vooral doordat klanten op tijd afzeggen als ze niet kunnen: wie al € 13 betaald heeft, laat dat niet zomaar liggen. Een Amsterdamse saloneigenaar zei tegen de NOS dat hij er ‘bijna geen last meer’ van heeft, maar geen onafhankelijk onderzoek geeft een percentage voor salons. De rekentool begint daarom bij een voorbeeld, één op de twee, en laat u invullen wat u zelf ziet.

Moet ik voor elke afspraak een aanbetaling vragen?

Meestal niet. Een gemiste knipbeurt van een half uur vangt u op; een kleuring van twee uur niet. Vraag de aanbetaling voor lange behandelingen: minder kosten, bijna hetzelfde effect.

Hoe hoog moet de aanbetaling zijn?

Er is geen vast bedrag. De saloneigenaar die de NOS sprak vraagt 25% aan nieuwe klanten; een softwareaanbieder raadt 30 tot 50% aan. Bij iDEAL betaalt u per aanbetaling een vast bedrag, dus een hogere aanbetaling kost u niet meer en laat bij een no-show minder verlies over.

Waar blijven de cijfers die ik invul?

Nergens: de berekening gebeurt in uw browser, zonder verzending of opslag. De deellink draagt uw cijfers na het hekje (#) in het adres, een deel dat de browser naar geen enkele server stuurt.