Afspraakbevestiging voorbeeld: 9 teksten

Een afspraakbevestiging doet twee dingen. De klant weet daarna zwart op wit wanneer en waar ze verwacht wordt, en u heeft de afspraken op papier waar u later naar kunt verwijzen: de annuleringstermijn, de aanbetaling, wat een no-show kost. Daarom gaat ze direct na het boeken de deur uit, niet pas de dag ervoor. De herinnering de dag van tevoren is een tweede bericht.

De voorbeelden zijn geschreven voor een kapsalon of schoonheidssalon, met u in de mail en je in de korte berichten, zoals veel salons het doen. Pas het aan uw eigen balie aan. Teksten voor de herinnering zelf vindt u bij de sms-voorbeelden voor een afspraakherinnering.

Het formulier hieronder vraagt alles één keer. De dag van de week volgt vanzelf uit de datum die u kiest, zodat ‘dinsdag’ en ‘14 oktober’ nooit van elkaar afwijken. Wat u leeg laat, blijft tussen vierkante haken staan en wordt onder de tekst geteld. Rekent u geen no-show kosten, of noemt u geen prijs of medewerker? Vink bij dat veld ‘Regel weglaten’ aan en de regel verdwijnt uit elke tekst.

Negen voorbeelden om in te vullen en te kopiëren

Onderwerp: Bevestiging van uw afspraak op [dag] [datum] om [tijd] uur

Beste [voornaam] [achternaam],

Bedankt voor uw boeking. Hierbij bevestigen wij uw afspraak:

Behandeling: [behandeling], ongeveer [duur]
Datum en tijd: [dag] [datum], [tijd] uur
Bij: [naam medewerker]
Adres: [naam salon], [straat en huisnummer], [postcode en plaats]
Prijs: € [prijs] incl. btw

Verzetten of annuleren kan kosteloos tot [24] uur van tevoren, via [link] of op [telefoonnummer].
Bij later afzeggen of niet verschijnen rekenen wij [50]% van de prijs, behalve bij overmacht.

Tot [dag]!
[uw naam], [naam salon]

Hoi [voornaam], je afspraak staat: [dag] [datum] om [tijd] uur bij [naam salon]. Verzetten of annuleren tot [24] uur ervoor: [link]

Onderwerp: Uw afspraak bij [naam salon]: welke tijd past u?

Beste [voornaam],

Bedankt voor uw bericht. Voor [behandeling] (ongeveer [duur]) hebben we de volgende tijden vrij:

- [voorstel 1]
- [voorstel 2]
- [voorstel 3]

Laat u weten welke tijd u het beste uitkomt? Dan zetten we die voor u vast en ontvangt u een bevestiging. Wilt u liever zelf een tijd kiezen, dan kan dat ook via [link].

Met vriendelijke groet,
[uw naam], [naam salon], [telefoonnummer]

Onderwerp: Uw afspraak is verzet naar [dag] [datum] om [tijd] uur

Beste [voornaam],

Uw afspraak voor [behandeling] is verzet. De oude afspraak op [oude dag] [oude datum] vervalt.

Nieuwe afspraak: [dag] [datum], [tijd] uur, bij [naam salon], [straat en huisnummer], [postcode en plaats].

De annuleringstermijn van [24] uur geldt ook voor de nieuwe tijd.

Tot dan!
[uw naam], [naam salon]

Hoi [voornaam], je aanbetaling van € [aanbetaling] is binnen en je afspraak staat: [dag] [datum] om [tijd] uur, [behandeling] bij [naam salon]. Het bedrag gaat van de prijs af. Tot [24] uur vooraf verzetten: [link]

Onderwerp: Graag even bevestigen: uw afspraak op [dag] [datum] bij [naam salon]

Beste [voornaam] [achternaam],

Zoals zojuist aan de telefoon afgesproken, houden wij voor u vrij:

[behandeling], ongeveer [duur]
[dag] [datum], [tijd] uur
[naam salon], [straat en huisnummer], [postcode en plaats]

Wilt u deze mail kort beantwoorden met ‘Akkoord’? Daarmee staat de afspraak vast en weten wij dat u onze voorwaarden heeft gelezen:

Verzetten of annuleren kan kosteloos tot [24] uur van tevoren, via [link] of op [telefoonnummer].
Bij later afzeggen of niet verschijnen rekenen wij [50]% van de prijs, behalve bij overmacht.

Met vriendelijke groet,
[uw naam], [naam salon]

Welkom bij [naam salon], [voornaam]! Uw eerste afspraak: [dag] [datum] om [tijd] uur, [straat en huisnummer], [postcode en plaats]. Parkeren: [parkeren]. Ingang: [ingang]. Komt u tien minuten eerder? Dan nemen we rustig uw wensen door. Vragen? Bel [telefoonnummer].

Afspraakbevestiging

[naam salon]
[straat en huisnummer], [postcode en plaats]
Telefoon: [telefoonnummer]

Beste [voornaam] [achternaam],

Hierbij bevestigen wij uw afspraak:

Behandeling: [behandeling], ongeveer [duur]
Datum: [dag] [datum]
Tijd: [tijd] uur
Bij: [naam medewerker]
Prijs: € [prijs] incl. btw

Bent u verhinderd? Laat het ons uiterlijk [24] uur van tevoren weten, op [telefoonnummer].
Bij later afzeggen of niet verschijnen rekenen wij [50]% van de prijs, behalve bij overmacht.

Met vriendelijke groet,
[uw naam]

Onderwerp: Uw afspraak op [dag] [datum] is geannuleerd

Beste [voornaam],

Uw afspraak voor [behandeling] op [dag] [datum] om [tijd] uur is geannuleerd. U heeft op tijd afgezegd: er zijn geen kosten aan verbonden.

Een nieuwe afspraak maakt u via [link] of op [telefoonnummer].

Met vriendelijke groet,
[uw naam], [naam salon]

Welke afspraakbevestiging voor welke situatie

De sms’jes en WhatsApp-berichten verstuurt u zelf, vanaf uw eigen telefoon. Onder elk voorbeeld staan de knoppen ‘Tekst kopiëren’ en ‘Afdrukken’.

Wat er altijd in een afspraakbevestiging staat

1. Een onderwerpregel die de afspraak al noemt: ‘Bevestiging van uw afspraak op dinsdag 14 oktober om 10:00 uur’. Wie de mail later terugzoekt, vindt hem op de datum, en ziet in de inbox al wat erin staat.
2. Wanneer en waar: dag, datum, tijd en adres. De dag van de week voorkomt de meeste verwarring: ‘dinsdag 14 oktober’ leest sneller dan ‘14-10’. Het formulier leidt de dag af uit de datum, zodat de twee altijd kloppen.
3. Wat en hoe lang: de behandeling en de duur, zodat de klant weet wat ze afzegt als ze niet komt.
4. De annuleringstermijn: tot wanneer kosteloos verzetten kan, en hoe. Een link om zelf te verzetten scheelt u een telefoontje.
5. De no-show kosten, als u die rekent: bedrag of percentage. Die moeten vóór de afspraak bekend zijn; een bericht dat ze pas na het wegblijven noemt, is te laat.
6. Uw eigen gegevens: naam van de salon, adres en telefoonnummer; in het korte bericht minstens de naam. De klant moet in één oogopslag zien van wie het komt.

Wat een gemiste afspraak u per jaar kost, en of een aanbetaling de moeite waard is, rekent u uit met de rekentool voor no-show kosten.

No-show kosten in de afspraakbevestiging: wat de rechter en de wet zeggen

Een kapster bracht een klant die zonder bericht wegbleef € 81,40 in rekening, op grond van haar huisregels. De kantonrechter in Middelburg wees de vordering af (Rechtbank Zeeland-West-Brabant, 26 juli 2023, ECLI:NL:RBZWB:2023:5433, gelezen op 3 oktober 2026). De afspraak was online gemaakt; de huisregels stonden volgens de kapster in haar nieuwsbrief en op sociale media. Dat was te weinig:

Hetzelfde vonnis zegt wat wel volstaat bij een online boeking: de klant wordt vóór het boeken “op begrijpelijke en in het oog springende wijze” op de voorwaarden gewezen, kan ze “via een link” inzien en accepteert ze “door middel van het aanvinken van een daartoe bestemd vakje”. De wet erachter is artikel 6:233 van het Burgerlijk Wetboek: een beding in algemene voorwaarden is vernietigbaar “indien de gebruiker aan de wederpartij niet een redelijke mogelijkheid heeft geboden om van de algemene voorwaarden kennis te nemen”. En artikel 6:237 onder i vermoedt bij een consument onredelijk bezwarend het beding dat haar een geldsom laat betalen wanneer de overeenkomst eindigt om een andere reden dan haar eigen tekortkoming, een annulering bijvoorbeeld, “behoudens voor zover het betreft een redelijke vergoeding voor door de gebruiker geleden verlies of gederfde winst” (beide artikelen in de versie die geldt sinds 16 juli 2026, gelezen op 3 oktober 2026).

1. De bevestiging herhaalt, ze voert niets in. Uw annuleringstermijn en uw no-show kosten staan op de boekingspagina, vóór de knop, met een vakje om aan te vinken. De bevestiging zet ze daarna nog eens zwart op wit: dat is voorbeeld 1.
2. Aan de telefoon is er geen vakje. Daarom vraagt voorbeeld 6 om een antwoord met ‘Akkoord’. Het vakblad VoetVak+ gaf dat advies al op 7 juni 2019, met dank aan advocaat mr. R. van Domselaar: “Wanneer de klant telefonisch een afspraak maakt, is het verstandig om deze afspraak per e-mail te bevestigen.”
3. Noem het bedrag of het percentage. Hetzelfde artikel: “Ook hierbij is het van belang dat duidelijk wordt aangegeven wat de hoogte van dit bedrag is.” Het formulier heeft er een veld voor; de voorbeelden rekenen een deel van de prijs, niet meer dan de prijs.
4. Zeg wat er bij overmacht gebeurt. De regel in de voorbeelden eindigt op ‘behalve bij overmacht’. Waarom, leest u hieronder.

Wat ondernemers en klanten erover zeggen

Het artikel volgt een pedicure, Iris, die genoeg heeft van klanten die enkele minuten voor de afspraak afbellen. Over de hoogte zegt het: “Iris mag de gederfde inkomsten in rekening brengen bij de klant.” Zelf kiest ze voor minder: “Iris is van mening dat deze boete vooral een opvoedkundig karakter heeft en besluit om een bedrag te hanteren van 25 euro, tenzij sprake is van overmacht.” Dat is haar keuze en geen norm: uw percentage vult u zelf in.

Aan de andere kant van de balie leest het zo. Op het forum van Radar vraagt iemand op 4 juni 2025, na een gebroken arm en een afgezegde afspraak: “mag wettelijk een no show factuur gerekend worden bij afzeggen vanwege medische situaties waarbij je opeens naar het ziekenhuis moet, als dat niet vooraf in de algemene voorwaarden staat?” Een forumlid antwoordt dezelfde dag: “Wat u wel verder kan helpen zijn zaken als 'overmacht' en de populaire frase 'redelijkheid en billijkheid'.” Een bevestiging die de uitzondering zelf noemt, voorkomt die discussie.

En over de toon schrijft salonsoftware-maker Salonized in zijn eigen artikel over de bevestigingsmail (bijgewerkt op 5 oktober 2023): “Spreek je de klant aan met ‘jij’ of ‘u’? Gebruik dezelfde aanspreekvorm in de bevestigingsmail.”

Een afspraak maken via mail: zo houdt u het kort

Heen en weer mailen over een tijd kost vaak drie of vier berichten. Het gaat sneller als u in uw eerste antwoord meteen twee of drie concrete tijden voorstelt, met de duur erbij, zoals in voorbeeld 3. De klant hoeft dan alleen te kiezen. Zet de gekozen tijd direct in uw agenda, ook al is de bevestiging nog niet verstuurd: zo boekt niemand anders hem intussen.

Geef in dezelfde mail ook de weg naar online boeken, als u die heeft. Wie liever zelf kiest, doet dat dan meteen; wie liever mailt, blijft welkom.

Vijf fouten in een afspraakbevestiging

1. Een datum zonder dag. ‘14-10’ wordt gelezen als de 14e, of vergeten. Schrijf ‘dinsdag 14 oktober’ en controleer dat dag en datum bij elkaar horen.
2. Voorwaarden die pas hier opduiken. Een termijn of een bedrag dat de klant voor het eerst in de bevestiging leest, heeft ze bij het boeken niet aanvaard.
3. Geen manier om te verzetten. Zonder link of telefoonnummer blijft afzeggen een drempel, en een klant die niet weet hoe ze moet afzeggen, blijft weg.
4. Een aanbieding erbij. Dan is het geen dienstbericht meer; zie de regels voor reclame hieronder.
5. Een ‘ë’ in een sms. Eén teken buiten het sms-alfabet en het hele bericht telt nog maar 70 tekens per sms. De teller onder voorbeeld 2 en 5 wijst het teken aan.

Mag een bevestiging ook reclame bevatten?

Een bevestiging van een afspraak die de klant zelf heeft gemaakt, is een dienstbericht. Zodra u er een aanbieding in zet, wordt het reclame, en voor reclame per e-mail, sms of app geldt het spamverbod. De ACM zegt op ‘Spam voorkomen in uw reclame’ (gelezen op 3 oktober 2026): eerst toestemming, dan versturen. En over uw vaste klanten: “Bestaande klanten mag u ongevraagd berichten sturen over producten of diensten die te maken hebben met eerdere aankopen. Zij moeten zich wel kunnen afmelden. En u bent duidelijk de afzender.”

Het eenvoudigste: de bevestiging bevestigt, en een aanbieding komt in een apart bericht, met een afmeldlink.

De bevestiging die vanzelf gaat

Met Traxo boekt de klant zelf op uw website, met de juiste duur per behandeling, en krijgt ze de bevestiging meteen; de herinnering volgt de dag ervoor, per e-mail. Hoe dat werkt, staat op onze pagina over online afspraken.

Veelgestelde vragen

Hoe schrijf je een afspraakbevestiging?

Noem dag, datum, tijd en adres, de behandeling en de duur, en tot wanneer de klant kosteloos kan verzetten, met een link of telefoonnummer. Rekent u no-show kosten, zet die er dan ook in. Verstuur de bevestiging direct na het boeken.

Hoe bevestig je een afspraak per mail?

Met een onderwerpregel die de afspraak al noemt (‘Bevestiging van uw afspraak op dinsdag 14 oktober om 10:00 uur’) en in de mail zelf alle gegevens onder elkaar, zoals in voorbeeld 1.

Wat is het verschil tussen een bevestiging en een herinnering?

De bevestiging gaat direct na het boeken en legt de afspraken vast. De herinnering komt kort voor de afspraak, meestal de dag ervoor, en moet alleen zorgen dat de klant komt.

Je of u in een afspraakbevestiging?

Zoals u aan de balie praat. De mails in deze voorbeelden zeggen u, de korte berichten je. Wissel niet binnen één bericht.

Mag ik no-show kosten rekenen als ze alleen in de bevestiging staan?

Daar kunt u niet op rekenen. In het vonnis van 26 juli 2023 kreeg een kapster haar € 81,40 niet, omdat de klant bij het online boeken niet actief met de huisregels had ingestemd. Zet de regel dus op de boekingspagina, vóór de knop, en herhaal hem in de bevestiging. Na een telefoontje vraagt u om een akkoord per mail, zoals in voorbeeld 6.

Wat telt de teller onder de korte berichten?

Wat het netwerk telt: 160 tekens in één sms, 153 per deel daarboven. Het euroteken en vierkante haken tellen dubbel. Eén teken buiten het sms-alfabet, zoals ‘ë’ of ‘ï’, brengt het hele bericht naar 70 tekens per sms; ‘é’ en ‘è’ doen dat niet. De grenzen zijn die van de documentatie van Twilio, het alfabet is dat van de norm GSM 03.38 (beide gelezen op 3 oktober 2026). Voorbeeld 2 en 5 zijn zonder ‘ë’ en ‘ï’ geschreven.