Reserveringssysteem vergelijken: 7 opties en prijzen

Dinsdag, 19.40 uur. U heeft een klant in de stoel, of u ligt onder een auto, en de telefoon gaat. U neemt niet op, want dat kan niet. De beller spreekt niets in en boekt twee minuten later bij de zaak die wel een knop „afspraak maken” op de website heeft.

Een online reserveringssysteem lost precies dat op. De vraag is welk, want de prijzen lopen van nul tot ruim duizend euro per jaar, en de verschillen zitten zelden in de functies. Ze zitten in waar de leverancier op rekent.

Het belangrijkste

1. De prijs. Gratis met beperkingen (Google Agenda, Calendly, SuperSaaS, SimplyBook.me), € 7 tot € 25 per maand voor een zelfstandige, meer zodra u met een team werkt.
2. De rekeneenheid. Per medewerker, per boeking per maand, per toekomstige afspraak of per nieuwe klant: dat bepaalt uw rekening meer dan het pakket.
3. De website is een tweede rekening. Bijna elk reserveringssysteem is een losse boekingspagina of een widget. Een website met reserveringssysteem betaalt u vaak apart.
4. De aanbetaling. Het sterkste middel tegen no-shows, maar niet elke ondernemer wil het. Kies een systeem waarin u het per dienst aan- of uitzet.

Wat moet een online reserveringssysteem kunnen?

Zes punten. Test ze op uw telefoon, als klant, voordat u een abonnement afsluit.

1. Een eigen duur per dienst. Een knipbeurt en een kleuring, een APK en een distributieriem: ze blokkeren niet dezelfde tijd. Een systeem dat alles in blokken van een half uur zet, maakt uw dag onhaalbaar.
2. Een agenda per persoon. Zodra u met twee bent, heeft ieder eigen werktijden, vrije dagen en diensten. Kijk wat een extra medewerker kost: daar zit bij de meeste pakketten de sprong.
3. Koppeling met uw eigen agenda. Google Agenda, Outlook of Apple, in twee richtingen: wat u privé blokkeert, is online niet meer te boeken.
4. Bevestiging en herinnering. Per e-mail is bijna overal inbegrepen. Per SMS kost het vaak per bericht. Stuurt u de bevestiging nog zelf, gebruik dan deze voorbeelden van een afspraakbevestiging.
5. Een aanbetaling per dienst. Niets op een korte behandeling, wel een bedrag op de lange, met uw annuleringsvoorwaarden in beeld vóór de betaling.
6. Boeken op uw eigen website. Niet alleen via een link naar de pagina van de leverancier, waar uw klant ook diens logo en soms andere zaken ziet.

Reserveringssysteem vergelijken: wat kost elke optie?

Zeven opties die in Nederland veel gebruikt worden, met de prijs zoals de leverancier die zelf publiceert. Let op de derde kolom: daar zit de rekening van volgend jaar.

Prijzen gezien op 21 september 2026 op de prijspagina van elke leverancier. Onlineafspraken.nl en SimplyBook.me vermelden niet of hun prijzen inclusief of exclusief btw zijn. SuperSaaS noemt zijn europrijzen inclusief btw; Treatwell en Traxo exclusief btw.

Hoe Traxo zich regel voor regel tot Treatwell verhoudt, van commissie tot looptijd, leest u op Traxo vs Treatwell.

Controleer het zelf, want prijspagina's veranderen: Google Agenda, Calendly, SuperSaaS, SimplyBook.me, Onlineafspraken.nl en Treatwell. Het pakket van Traxo staat op onze prijzenpagina.

Twee dingen vallen op. Gratis is overal gratis tot een grens, en die grens ligt meestal net onder wat een drukke zelfstandige per maand doet. En de goedkope systemen zijn reserveringssoftware, geen website: wie nog geen site heeft, telt er een tweede abonnement bij op.

Welke reserveringssoftware past bij uw zaak?

U boekt een paar afspraken per week

Een coach, een fotograaf, een adviseur met twee intakes per week: Google Agenda of de gratis versie van Calendly volstaat. U mist de herinnering en de aanbetaling, maar bij tien afspraken per maand belt u die no-show zelf nog wel na.

U werkt alleen en uw agenda is vol

Hier worden de grenzen van de gratis versies een probleem. Onlineafspraken.nl Solo en SimplyBook.me Basic zijn de voor de hand liggende keuzes, met iDEAL bij de eerste en een maandlimiet op het aantal boekingen bij de tweede. Heeft u al een website waar u tevreden over bent, dan is dit de goedkoopste weg.

U werkt met een team

Reken per persoon. Bij Onlineafspraken.nl gaat u van Solo naar Groei, bij Calendly betaalt u per gebruiker, bij Traxo heeft u het Pro-pakket nodig voor een agenda per medewerker, tot zes personen, voor € 80 per maand excl. btw bij jaarlijkse betaling.

U wilt vooral nieuwe klanten

Dan zoekt u geen reserveringssysteem maar een platform. Treatwell zet uw salon tussen andere salons in een app die klanten al gebruiken, en rekent 35% van de eerste boeking van elke nieuwe klant die via het platform komt. Dat is de prijs van een klant die u zelf niet had gevonden. Houd daarnaast een eigen boekingspagina voor uw vaste klanten. Herhaalafspraken via Treatwell kosten u geen commissie, maar uw klant ziet bij elke boeking ook de salon om de hoek.

Heeft u een restaurant, dan gaat het om tafels en couverts per service, niet om afspraken met een duur. Dat is een andere markt, met andere leveranciers: lees ons artikel over reserveringssystemen voor restaurants.

Reserveringssysteem op uw website: los of alles in één?

Er zijn twee manieren om een reserveringssysteem op uw website te krijgen. De eerste: u neemt een los systeem en plakt de widget of de link in uw bestaande site. Dat werkt met vrijwel elk systeem uit de tabel, maar u beheert dan twee dingen, met twee logins, twee facturen en twee plekken waar uw prijzen staan.

De tweede: de website en het boeken zijn één product. U past een prijs één keer aan en hij klopt overal. De keerzijde is dat u vertrekt vanuit een opzet die al bestaat, in plaats van alles zelf te ontwerpen.

De losse systemen hebben een ander nadeel, dat gebruikers zelf noemen: ze kunnen veel, en dus moet u veel instellen.

Dezelfde gebruiker voegt eraan toe dat het boeken makkelijk wordt zodra u het systeem doorheeft, en prijst de helpdesk. Dat is eerlijk: een uitgebreid systeem is geen fout, zolang u de avond heeft om het in te richten.

Helpt een aanbetaling tegen no-shows?

Meestal wel. De NOS sprak er in november 2023 met salonhouders over. Igor Payet, eigenaar van schoonheidssalon Beauty Unlimited in Amsterdam, vraagt nieuwe klanten 25% vooraf:

De brancheorganisatie van kappers ziet de aanbetaling vooral bij lange behandelingen, waar een lege stoel het meest kost:

Niet iedereen is om. Alisa van Vaalen, eigenaar van kapperszaak De Kleurkamer in Krommenie, heeft regelmatig klanten die niet komen, en twijfelt toch:

Volgens de NOS wil ze toegankelijk blijven, vreest ze de reactie van vaste klanten en ziet ze op tegen het terugbetalen. Dat zijn geldige redenen, en ze wijzen naar hetzelfde antwoord: vraag de aanbetaling alleen waar het pijn doet, bij nieuwe klanten en lange behandelingen, en laat uw vaste klanten gewoon boeken. Een systeem dat dit per dienst laat instellen, is daarom belangrijker dan een systeem dat het überhaupt kan.

Een aanbetaling vangt de no-show op; een herinnering voorkomt hem. Wat u in dat bericht zet en wanneer u het stuurt, leest u in ons artikel over de afspraakherinnering.

Rekenvoorbeeld: wat kost het een schoonheidssalon per jaar?

Een voorbeeld, met aannames die u door de uwe vervangt: een schoonheidsspecialiste in Amersfoort, alleen in de zaak, 25 afspraken per week, 46 weken per jaar open. Dat is 1.150 afspraken per jaar, gemiddeld 96 per maand, van gemiddeld € 55. Ze krijgt 4 nieuwe klanten per maand en vraagt alleen hen € 10 aanbetaling.

1. Onlineafspraken.nl Solo. € 20 × 12 = € 240 per jaar. iDEAL zit erin. De website betaalt ze apart.
2. SimplyBook.me Basic. circa € 12 × 12 ≈ € 144. Met 96 boekingen gemiddeld zit ze tegen de grens van 100 per maand; stel dat ze in drie drukke maanden 100 extra boekingen à $ 4 bijkoopt ($ 12). Ruim € 150 per jaar, plus de website.
3. Treatwell. € 35 × 12 = € 420. Komen de 4 nieuwe klanten per maand via het platform: 48 × € 55 × 35% = € 924. Samen € 1.344 per jaar, plus 2% op wat vooruit betaald wordt. Een eigen website zit er niet bij, wel een pagina in de app.
4. Traxo Starter. € 40 × 12 = € 480 excl. btw, website inbegrepen. De aanbetalingen: 48 × € 10 × 3% = € 14,40. Samen € 494,40 per jaar.

De conclusie is niet dat één systeem wint. Heeft ze al een website waar ze blij mee is, dan is SimplyBook.me of Onlineafspraken.nl goedkoper dan Traxo. Moet de website er nog bij, dan telt ze bij die € 150 of € 240 het bedrag van een websitebouwer of een webbureau op, en is één pakket voor beide goedkoper. Treatwell is de duurste, en de enige die haar klanten brengt: die € 924 is de prijs van 48 mensen die haar anders niet hadden gevonden.

Wat Traxo wel doet, en wat niet

Traxo is een website met online boeken en betalen, in één pakket. Starter bevat de website, online boeken met een eigen duur per dienst, online betalingen, klantendossiers en een overzicht van uw omzet. Online betalingen kosten 3% per betaling; per afspraak rekenen we geen commissie. Hoe ons online reserveringssysteem werkt, staat op een eigen pagina.

Wat Traxo niet doet

1. Geen gratis versie. Wie vijf afspraken per maand heeft, is met Google Agenda beter uit.
2. Geen nieuwe klanten uit een app. Traxo is uw eigen website, geen platform met duizenden bezoekers. Wie op zoek is naar klanten die hij nog niet kent, heeft aan Treatwell iets wat wij niet bieden.
3. Een team kost meer. Een agenda per medewerker zit in Pro (€ 80 per maand excl. btw, jaarlijks), tot zes personen. Daarboven bespreken we Business op maat, zonder vaste prijs.
4. Jaarlijks is jaarlijks. Bij jaarlijkse betaling betaalt u twaalf maanden in één keer. Alleen het maandabonnement is maandelijks opzegbaar.
5. Herinneringen staan niet los op de prijzenpagina. Onze pagina over online afspraken beschrijft een herinnering de dag ervoor; vraag bij de start hoe die in uw pakket is ingesteld.
6. Geen ontwerp vanaf nul. U past een opzet aan die al klaarstaat. Wilt u een volledig eigen huisstijl tot in elk detail, dan is een webbureau met een los reserveringssysteem de juiste weg.

Veelgestelde vragen

Is er een gratis online reserveringssysteem?

Ja: Google Agenda met één boekingspagina, en de gratis versies van Calendly, SuperSaaS en SimplyBook.me. Ze hebben allemaal een grens, in afspraken per maand of in functies. Herinneringen en online betalen zitten bij Google en Calendly pas in de betaalde versie.

Kan ik een reserveringssysteem op mijn bestaande website zetten?

Bijna altijd, met een widget of een knop die naar de boekingspagina linkt. Controleer of de widget goed werkt op een telefoon, want daar boeken de meeste klanten.

Mag ik een aanbetaling vragen?

Ja. Zet het bedrag en uw annuleringsvoorwaarden duidelijk in beeld vóór de klant betaalt, en spreek af wat er gebeurt als ú de afspraak moet verzetten. Twijfelt u over uw voorwaarden, leg ze dan voor aan uw brancheorganisatie.

Wat als mijn klanten liever bellen?

Dan bellen ze gewoon. Online boeken komt erbij, het vervangt de telefoon niet: u zet een telefonische afspraak zelf in dezelfde agenda, en er kan niets dubbel geboekt worden. Een voicemail is ook een reserveringssysteem, alleen boekt hij nooit iets in.

Hoe snel staat een online reserveringssysteem online?

De losse systemen zijn binnen een uur aangemaakt; het inrichten van uw diensten, duur en werktijden kost een avond. Bij Traxo is uw website met agenda klaar in 10 minuten, opgezet op basis van uw vak.

Liever eerst even overleggen? +33 7 80 98 20 43 — een echt mens, van maandag tot en met zaterdag. We werken op afstand, waar uw zaak ook is.