Afspraakherinnering: teksten, timing en kosten

Dinsdag, half elf. De stoel staat klaar, de handdoek ligt erop, en de klant van half elf is er niet. Om kwart voor elf belt u haar. „O nee, was dat vandaag?” Ze meent het: ze was het gewoon vergeten.

Tegen klanten die bewust wegblijven helpt een bericht weinig; tegen vergeten helpt één bericht de dag ervoor. Hieronder eerst de teksten, dan wanneer u ze verstuurt, via welk kanaal, en wat het kost.

In het kort

1. Het moment. 24 uur van tevoren; 48 uur voor behandelingen van twee uur of langer, zodat u het tijdslot nog kunt vullen.
2. De inhoud. Naam, dag en tijd, uw zaak en adres, en één link of nummer om te verzetten. Geen aanbieding erbij.
3. Het kanaal. Sms of WhatsApp voor de herinnering, e-mail voor de bevestiging met route en voorwaarden.
4. De kosten. € 0,10 tot € 0,15 per sms bij salonsoftware. Bij veertig afspraken per week hooguit € 276 per jaar: de prijs van vijf behandelingen van € 55.

Afspraakherinnering voorbeeld: vijf teksten om te kopiëren

Vervang wat tussen haken staat, en kies je of u zoals u aan de balie praat. Zes sms-teksten met tekentelling, klaar om met één klik te kopiëren, staan op onze pagina met sms-voorbeelden.

1. De sms, 24 uur van tevoren

Hoi [voornaam], herinnering: morgen, [dag], om [tijd] bij [zaak], [straat en huisnummer]. Verhinderd? Verzet of annuleer via [link]. Tot dan!

Ingevuld („Hoi Sanne, herinnering: morgen, dinsdag, om 10.30 uur bij Kapsalon De Schaar, Langestraat 12”) en met een link van twintig tekens komt dit op 159 tekens: één sms.

2. De sms voor een lange behandeling, 48 uur van tevoren

Hoi [voornaam], [dag] om [tijd] staat je [behandeling] ([duur]) bij [zaak]. Gratis verzetten kan tot [dag en tijd, 24 uur ervoor]: [link]

Een kleuring van tweeënhalf uur vult een halve middag. Door de duur te noemen, weet de klant ook wat ze afzegt als ze niet komt.

3. Het WhatsApp-bericht

Goedemorgen [voornaam], een herinnering aan je afspraak voor [behandeling] morgen om [tijd] bij [zaak]. Past het toch niet? Stuur dan even een berichtje terug, dan zoeken we samen een ander moment.

Op WhatsApp telt u geen tekens en mag het wat persoonlijker. Hoe u het automatisch verstuurt, en wat dat kost, staat verderop bij de kanalen.

4. De e-mail de dag ervoor, met uw voorwaarden

Onderwerp: Uw afspraak morgen om [tijd] bij [zaak] — „Beste [voornaam], morgen, [dag] [datum], verwachten we u om [tijd] voor [behandeling]; reken op [duur]. U vindt ons op [adres]; [parkeren of dichtstbijzijnde bushalte]. Kunt u niet komen? Laat het ons uiterlijk [24] uur van tevoren weten via [link]. Daarna rekenen we [bedrag of percentage], zoals bij het boeken afgesproken. Tot morgen, [uw naam]”

5. De afspraakbevestiging, direct na het boeken

Onderwerp: Afspraak bevestigd: [dag] [datum] om [tijd] — „Beste [voornaam], bedankt voor uw boeking. U staat genoteerd voor [behandeling] op [dag] [datum] om [tijd], bij [zaak], [adres]. De behandeling duurt ongeveer [duur] en kost [prijs]. Verzetten of annuleren kan kosteloos tot [24] uur van tevoren via [link]; daarna rekenen we [bedrag]. De dag ervoor krijgt u nog een herinnering per sms. Tot [dag], [uw naam]”

De bevestiging gaat eerst, de herinnering volgt. Samen doen ze meer dan ze lijken: wie ooit no-show kosten wil rekenen, heeft er belang bij dat de voorwaarden twee keer op papier stonden vóór de afspraak.

Wat zet u in een afspraakherinnering?

1. De naam van de klant. Een bericht dat met een naam begint, wordt gelezen als een bericht voor haar, niet als een nieuwsbrief.
2. Dag én tijd. „Morgen” alleen is dubbelzinnig als de klant het bericht pas na middernacht leest.
3. Uw zaak en het adres. Klanten die bij drie salons komen, weten niet altijd bij welke ze morgen zitten.
4. Eén manier om te verzetten. Een link of een nummer, niet allebei. Hoe makkelijker afzeggen is, hoe eerder het tijdslot weer vrij is.
5. Een afzender die ze herkent. Uw zaaknaam in plaats van een onbekend 06-nummer, anders leest de klant „herinnering” als phishing.

Wat er niet in hoort

Een herinnering is een servicebericht: ze hoort noodzakelijk bij de dienst die de klant heeft geboekt, en daarvoor is geen toestemming nodig, legt brancheorganisatie DDMA uit. Zet u er „deze week 20% korting op de keratinebehandeling” onder, dan wordt het reclame, en daarvoor geldt artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet: toestemming vooraf, of een bestaande klant en een aanbieding die past bij wat ze eerder kocht, zo vat de ACM het samen. Houd de herinnering schoon en stuur uw aanbieding apart.

En laat de emoji's weg. Een sms van 160 gewone tekens kost één credit, maar een emoji of een ongebruikelijk teken kan de prijs verhogen, omdat het bericht dan in een andere tekenset gaat en sneller over de grens van één sms loopt. Een sms met een hartje kan twee of drie keer zoveel kosten; de klant komt er niet twee of drie keer zo graag door.

Wanneer stuurt u een afspraakherinnering?

24 uur van tevoren is de standaard, en de meeste systemen laten u kiezen. Salonized biedt 1 tot 72 uur, Salongeboekt mailt 24 uur vooraf, en Onlineafspraken.nl stuurt standaard twee dagen van tevoren om 19.00 uur een e-mail. Kies het moment op wat u nog kunt redden: een afzegging heeft alleen waarde als u het tijdslot nog aan iemand anders kunt geven.

1. Korte afspraken (knippen, wenkbrauwen, een trimbeurt). 24 uur. Een half uur is snel weer gevuld door een vaste klant of iemand van de wachtlijst.
2. Lange behandelingen (kleuren, extensions, een massage van 90 minuten). 48 uur, eventueel met een korte tweede herinnering de ochtend zelf.
3. Afspraken die minder dan een dag van tevoren zijn geboekt. Geen herinnering nodig: de bevestiging doet dat werk al.
4. Het tijdstip. Tussen 9.00 en 20.00 uur, zodat de sms niemand wekt of midden in het avondeten valt.

Niet iedereen vindt herinneren vanzelfsprekend. Restaurants die hun reserveringen elke dag nabellen, merken dat het contact ook iets ongemakkelijks heeft:

Dat gevoel is terecht bij nabellen, en precies de reden om het niet met de hand te doen. Een korte, zakelijke sms die bij elke klant op hetzelfde moment komt, voelt niet als achter iemand aanzitten. Eén herinnering is service; drie is een incassobureau.

Sms, WhatsApp of e-mail: welk kanaal werkt het best?

Nederlandse klanten zeggen het zelf. In een onderzoek onder 1.000 consumenten, in opdracht van berichtenaanbieder Spryng en gepubliceerd in juni 2026, wil 93% één of meer herinneringen voor een afspraak. Ze merken een herinnering het snelst op via WhatsApp (35%), dan sms (32%) en pas daarna e-mail (18%).

Onafhankelijker bewijs komt uit de zorg. Een Cochrane-overzicht uit 2013 bundelde acht gerandomiseerde studies met 6.615 deelnemers: zonder herinnering kwam 67,8% op de afspraak, met een sms 78,6%, met een telefoontje 80,3%. Sms en bellen deden het even goed, maar in twee studies was de sms per verschenen patiënt 55 en 65% goedkoper. Een ziekenhuis is geen kapsalon, dus neem de percentages niet over; de richting is wel duidelijk.

1. Sms. Komt altijd aan, ook zonder internet of app, en gaat automatisch uit uw agenda. U betaalt per bericht, en 160 tekens is de grens.
2. WhatsApp. Wordt het snelst gezien en de klant kan meteen terugschrijven. Met de hand gratis, automatisch alleen via een betaalde aanbieder.
3. E-mail. Ruimte voor route, parkeren en voorwaarden, meestal zonder kosten. Wordt als laatste gezien en belandt soms in de reclamemap.

Afspraakherinnering via WhatsApp: met de hand of automatisch

Vanuit de gewone WhatsApp Business-app verstuurt u elk bericht zelf, klant voor klant. Automatisch versturen kan alleen via het zakelijke platform van Meta, meestal via een aanbieder die daarop is aangesloten, en Meta rekent daar per afgeleverd sjabloonbericht. Buiten een lopend gesprek met de klant mag u alleen zo'n sjabloonbericht sturen, en een herinnering de dag ervoor is dat bijna altijd. Vraag de aanbieder dus wat één herinnering kost, alles inbegrepen, en vergelijk dat met een sms. De praktische combinatie voor de meeste zaken: de bevestiging per e-mail bij het boeken, de herinnering per sms of WhatsApp de dag ervoor.

Wat kost een sms-herinnering voor een afspraak?

Losse sms-diensten noemen € 0,01 tot € 0,20 per bericht, afhankelijk van het volume, maar voor een zaak met een agenda telt wat het kost in de software die u al gebruikt. Zo publiceren vier aanbieders het zelf, gezien op 21 september 2026 en ongewijzigd op 24 september:

1. Met de hand, vanaf uw telefoon. € 0, maar bij 40 afspraken een uur typen per week, en alleen als u eraan denkt.
2. Salongeboekt Start. € 15 per maand excl. btw, met een automatische e-mail 24 uur vooraf. Sms noemt de pagina niet.
3. Onlineafspraken.nl Solo. € 20 per maand bij jaarbetaling, € 25 per kwartaal betaald; bevestiging en herinnering per e-mail inbegrepen. Sms gaat met losse credits, waarvan de prijs niet op de prijzenpagina staat.
4. Salonized, sms-credits. € 0,15 per sms bij 50 tot 999 credits, € 0,13 vanaf 1.000, € 0,11 vanaf 2.500; bovenop het abonnement, btw niet vermeld. Het hele pakket naast een eigen website met reserveren: Traxo vs Salonized.
5. Sara Salonsoft. Sms vanaf 10 cent per bericht, in bundels apart; btw niet vermeld.

De bronnen: de sms-prijzen van Salonized, de pakketten van Salongeboekt, de prijzen van Onlineafspraken.nl en de berichtenservice van Sara Salonsoft. De abonnementen van deze en andere agenda's houden we bij in onze prijsmonitor. Hebt u nog geen agenda die zelf herinneringen verstuurt, lees dan eerst hoe u een online reserveringssysteem kiest.

Loont een afspraakherinnering? Een rekenvoorbeeld

Een voorbeeld met hypothesen, te vervangen door uw eigen cijfers: een schoonheidssalon met één behandelaar in Zwolle, 40 afspraken per week, 46 werkweken per jaar, een behandeling van gemiddeld € 55.

1. Zonder herinnering. Hypothese: 5% van de klanten komt niet, dus 2 per week. Dat zijn 92 lege tijdsloten per jaar: 92 × € 55 = € 5.060 omzet die niet binnenkomt.
2. Met een sms de dag ervoor. Hypothese: de herinnering voorkomt een derde van die no-shows, wat voorzichtiger is dan de 40% die Treatwell voor zijn eigen herinneringen noemt (gelezen op 1 oktober 2026). 31 no-shows minder × € 55 = € 1.705 per jaar.
3. Wat de sms'en kosten. 40 × 46 = 1.840 berichten per jaar. Tegen het duurste Salonized-tarief van € 0,15: € 276. Tegen € 0,11: € 202,40.
4. Het saldo. € 1.705 − € 276 = € 1.429 per jaar in de plus. Het omslagpunt: € 276 ÷ € 55 = 5,0. Vijf no-shows minder per jaar, en alle herinneringen van dat jaar zijn betaald.
5. En als u het met de hand doet. 40 berichten van anderhalve minuut is een uur per week, 46 uur per jaar. Dat is gratis, zolang uw avonden gratis zijn.

Het abonnement van de software zit niet in deze som: dat betaalt u meestal al voor de agenda. Wie ook de klant wil raken die zijn herinnering leest en toch niet komt, heeft een tweede middel nodig: een aanbetaling bij het boeken van lange behandelingen. Een herinnering voorkomt vergeten; een aanbetaling voorkomt wegblijven. Met uw eigen cijfers rekent onze rekentool voor no-show kosten het na.

Mag u no-show kosten rekenen als u een herinnering stuurt?

Klanten vinden het niet per se onredelijk: in het Spryng-onderzoek vindt 60% het acceptabel dat een bedrijf kosten rekent voor een gemiste afspraak. Maar 56% vindt die kosten niet gerechtvaardigd als er vooraf geen herinnering is gestuurd, en 66% zou een bedrijf niet aanbevelen dat vooraf niet duidelijk was over zulke kosten. Treatwell vat de spelregels samen: uw no-showbeleid moet vooraf bekend zijn bij de klant, en het bedrag moet redelijk zijn tegenover wat u misloopt.

Spryng verkoopt zelf berichten, dus weeg dat mee. De praktische les blijft staan: zet uw annuleringstermijn en het bedrag in de bevestiging (voorbeeld 5), herhaal ze in de herinnering (voorbeeld 4), en reken pas als beide zijn verstuurd. Twijfelt u over wat redelijk is, vraag het uw brancheorganisatie: ANKO voor kappers, ANBOS voor schoonheidsspecialisten.

Wat Traxo wel en niet doet

Traxo is een website met online boeken erin: uw klanten kiezen zelf een tijd, met de juiste duur per behandeling, en krijgen bij het boeken hun bevestiging. De herinnering de dag ervoor en het zelf verzetten binnen uw grenzen staan op onze pagina over online afspraken. Starter kost € 40 per maand excl. btw bij jaarbetaling, of € 50 maandelijks. U opent uw account zelf online, in twee minuten, en maakt daarna uw website; onderweg kunt u een gratis lanceringsgesprek van 15 minuten boeken.

Wat het niet doet: Traxo verstuurt geen sms; de herinnering gaat per e-mail. Traxo is geen los herinneringsprogramma voor een agenda die u al hebt; houdt u uw huidige software, dan zijn de sms-credits daarvan de goedkoopste weg. En herinneringen via WhatsApp beloven we niet.

Liever eerst even overleggen? +33 7 80 98 20 43 — een echt mens, van maandag tot en met zaterdag. We werken op afstand, waar uw zaak ook is.