Beauty salon software met online boeken

Welke functies heeft goede beauty salon software?

Bijna elke aanbieder belooft hetzelfde rijtje: agenda, online boeken, kassa, klantkaart. Het verschil zit in hoe precies de agenda uw salon kent. In een schoonheidssalon is een behandeling geen blok van een uur: een wenkbrauwcorrectie is snel klaar, een gezichtsbehandeling duurt vijf kwartier, en tussen twee klanten moet de behandeltafel schoon. Software die dat niet per behandeling vastlegt, laat online tijden zien die in werkelijkheid niet kloppen.

Leg de lijst hieronder naast elke demo die u krijgt. Wat u niet kunt afvinken, lost u straks alsnog op met de telefoon, tussen twee klanten door.

• Een eigen duur per behandeling, met opruimtijd erna
• Behandelkamers, nagelplekken of apparaten als aparte agenda, naast de behandelaar
• Per behandelaar haar werkdagen en de behandelingen die zij mag uitvoeren
• Online boeken op uw eigen website, niet alleen via een platform
• Online betalen bij het boeken, de hele behandeling of een aanbetaling, per behandeling of alleen voor nieuwe klanten
• Een herinnering de dag vóór de afspraak
• Een klantkaart met behandelhistorie, gebruikte producten en gevoeligheden
• Een spaarprogramma waarmee vaste klanten punten sparen en terugkomen
• Een export van uw klantenbestand, voor de dag dat u wilt overstappen

Wat kost beauty salon software per maand?

Op de prijspagina's van de aanbieders komen drie modellen terug. Ze zijn lastig naast elkaar te leggen, want elk model wordt duurder op een ander punt: het ene bij extra modules, het andere bij extra personeel, het derde bij elke nieuwe klant.

Een vast bedrag per maand. Essalon, een programma voor Windows, vraagt € 15,95 per maand inclusief updates en ondersteuning; een online afsprakensysteem kost € 6,95 per maand extra. Over btw zegt de pagina niets.

Een prijs per medewerker. Het helpartikel van Salonized noemt een basisplan van € 21, € 39 of € 59 per maand, plus € 5 of € 7,50 per extra medewerker, exclusief btw. Hoeveel medewerkers in het basisplan zitten, staat er niet bij: vraag bij een offerte dus wat uw salon, met al uw behandelaars, in totaal kost.

Een commissie. Treatwell rekent € 35 per maand, 35% commissie op de eerste boeking van een nieuwe klant via het platform, 0% op herhaalafspraken en 2% transactiekosten op online vooruitbetaalde afspraken, alles exclusief btw. Stel dat een nieuwe klant via het platform een behandeling van € 60 boekt: dan gaat daar één keer € 21 commissie van af.

Vergelijk daarom niet de maandprijs, maar het totaal voor uw eigen salon: het aantal behandelaars met een eigen agenda, of klanten online vooruitbetalen, en hoeveel nieuwe klanten via een platform binnenkomen. Tel ook mee wat los wordt verkocht: een kassa, een pinapparaat, sms-bundels en het overzetten van uw gegevens.

Rekenvoorbeeld voor de salon van deze pagina, twee behandelkamers en drie behandelaars: bij Traxo begint dat bij het Pro-pakket, € 100 per maand excl. btw of € 80 bij jaarlijkse betaling, voor maximaal zes accounts, met uw Google-profiel en een spaarprogramma voor vaste klanten erbij. Per afspraak gaat er niets af; op wat online wordt betaald geldt 3%. Het volledige pakket heeft geen vaste prijs: dat rekenen we samen met u door in een gesprek.

Boekingsplatform of eigen website: wat past bij uw salon?

Een boekingsplatform maakt u vindbaar voor mensen die u nog niet kennen. Daar betaalt u voor: de nieuwe klant boekt op de pagina van het platform, tussen andere salons in de buurt, en die eerste afspraak kost commissie.

Voor een salon met een vaste klantenkring is dat meestal niet het grootste deel van de agenda. Wie u al kent, via een vriendin, Instagram of Google Maps, zoekt op uw naam en niet op schoonheidssalon in de buurt. Die klant hoort op uw eigen website te kunnen boeken, met uw prijslijst en foto's van uw werk, zonder een concurrent ernaast.

Het hoeft geen keuze voor één van de twee te zijn. Treatwell rekent zelf geen commissie op boekingen die rechtstreeks binnenkomen, zoals via telefoon, WhatsApp of een boekknop op sociale media. Veel salons houden een platform aan voor nieuwe klanten en laten vaste klanten direct boeken. Vraag dan wel na hoe de twee agenda's elkaar bijhouden, zodat een tijdstip niet twee keer wordt verkocht.

De klantkaart: behandelhistorie, allergieën en de AVG

Een goede klantkaart maakt de tweede afspraak beter dan de eerste: welk product er is gebruikt, hoe de huid reageerde, welke behandelaar de klant het liefst heeft. In een schoonheidssalon staan daar ook gegevens in als een allergie of een huidaandoening.

Gegevens over iemands gezondheid zijn onder de AVG bijzondere persoonsgegevens (artikel 9). Het uitgangspunt is dat u ze niet verwerkt, tenzij een uitzondering geldt; de bekendste is uitdrukkelijke toestemming van de klant. Vraag die toestemming dus echt, bijvoorbeeld op het intakeformulier, en noteer alleen wat u voor de behandeling nodig heeft.

Vraag elke aanbieder waar de gegevens staan, wie van uw team erbij kan en hoe u ze meekrijgt als u vertrekt. In Traxo heeft elke klant een kaart met bezoeken, betalingen en notities; zegt u op, dan krijgt u uw klantenbestand op verzoek terug, en na dertig dagen wordt het gewist.

Kassa, pin en voorraad: wat er los bij komt

Veel salonsoftware in Nederland is begonnen als kassasysteem, en dat ziet u aan het aanbod: kassa, pinkoppeling, voorraad van verkoopproducten, bonnen. Essalon geeft de vraag of u een kassasysteem koopt of least zelfs een eigen kopje op de homepage, en Salonized verkoopt een pinapparaat vanaf € 199 plus 1,0% transactiekosten.

Heeft u een productwand met serums en crèmes, dan is voorraadbeheer geen luxe: u wilt weten wat er verkocht is en wat u moet bijbestellen. Doet u vooral behandelingen, dan weegt de agenda zwaarder dan de kassa. Maak die keuze vooraf, anders betaalt u voor modules die u niet gebruikt of mist u er één die u elke dag nodig heeft.

Traxo is geen kassa en houdt geen voorraad bij. Wat online wordt betaald, een aanbetaling of een hele behandeling, loopt via Traxo; wat aan de balie wordt afgerekend, blijft in uw eigen kassa.

Overstappen zonder klanten kwijt te raken

De grootste drempel is zelden de prijs, maar alles wat al in het oude systeem staat: honderden klantkaarten, afspraken voor de komende weken, lopende kuren. Een overstap gaat het soepelst in vaste stappen.

Sommige aanbieders zetten de gegevens voor u over; Essalon noemt daarvoor € 149, inclusief installatie en uitleg. Bij Traxo opent u uw account zelf online, in twee minuten; in het gratis lanceringsgesprek van 15 minuten, dat u boekt terwijl u uw website maakt, nemen we samen door wat er uit uw huidige systeem mee moet.

• Vraag uw huidige leverancier om een export van klanten en toekomstige afspraken, en in welk bestandsformaat
• Zet eerst uw prijslijst, behandelduren en kamers in het nieuwe systeem, pas daarna de klanten
• Kies een startdatum vanaf wanneer nieuwe boekingen alleen nog in het nieuwe systeem binnenkomen
• Laat afspraken die al in het oude systeem staan daar uitlopen, of zet ze met de hand over
• Noteer lopende kuren en tegoeden per klant, zodat niemand een beurt kwijtraakt
• Zeg het oude abonnement pas op als de laatste oude afspraak voorbij is, en let op de opzegtermijn