Kapsalon software met online agenda voor kappers

Een salon agenda kiezen: zes vragen voordat u tekent

Bijna elke kapsalon software belooft hetzelfde: online afspraken, herinneringen, een klantkaart. Op de productpagina's lijken ze op elkaar. Het verschil zit in hoe de agenda omgaat met het werk in uw salon: een kleuring die uit aanbrengen, inwerken en föhnen bestaat, twee kappers met elk hun vaste klanten, een zaterdag die al weken vol zit.

Stel daarom geen vraag over het aantal functies, maar over uw eigen week. Laat de aanbieder een echte dag uit uw agenda nabouwen, met de kleuring van 10 uur en de herenknipbeurt die tijdens de inwerktijd tussendoor kan. Lukt dat niet in een demo, dan lukt het op zaterdag ook niet.

• Kan elke behandeling een eigen duur én inwerktijd krijgen?
• Heeft elke kapper een eigen planning, met vrije dagen en specialiteiten?
• Kan de klant bij het boeken online betalen, de hele behandeling of een aanbetaling, en kies ik dat per behandeling?
• Wat kost elke extra medewerker per maand?
• Wat kosten de sms-herinneringen, en zitten die in de prijs?
• Hoe krijg ik mijn klantenbestand terug als ik opzeg?

Wat kost kapper software?

Een maandprijs zegt weinig zolang u niet weet wat erbij komt. Bij kapper software stapelen de kosten zich op drie plekken: de prijs per extra medewerker, de berichten die als losse credits worden verkocht, en modules die niet in het basispakket zitten, zoals een website of een pinapparaat. Een salon met drie kappers betaalt dus zelden het bedrag dat bovenaan de prijspagina staat.

Deze bedragen hebben we op 25/09/2026 gelezen op de pagina's van de aanbieders zelf. Waar een pagina niets over btw zegt, schrijven we dat er ook niet bij:

Salonized publiceert zelf twee verschillende prijsoverzichten: de bedragen hierboven komen uit het helpcentrum, en daar staat dat de tarieven worden vereenvoudigd. Vraag dus altijd een offerte op papier, met het aantal medewerkers en berichten dat u echt gebruikt.

• Salonized, Appointments Plan: € 21 per maand, + € 5 per extra medewerker; Basic € 39 en Pro € 59, + € 7,50 per extra medewerker; excl. btw, 10% korting bij jaarbetaling
• Salonized, sms-credits: € 0,15 per credit onder de 1.000 credits, € 0,13 tot 2.500, daarna € 0,11
• Salonized Website: € 19 per maand excl. btw, bovenop het pakket
• Treatwell: € 35 per maand, 35% commissie op de eerste boeking van een nieuwe klant, 0% op herhaalafspraken, 2% op vooruitbetaalde afspraken; excl. btw
• Onlineafspraken.nl: Solo € 20 per maand bij jaarbetaling of € 25 per kwartaalbetaling, voor 1 resource; Groei € 32,50 of € 40, voor 2 tot 10 resources; kassasysteem € 15 per maand extra
• Sara Salonsoft: sms-bundel „vanaf 10ct per bericht”

Rekenvoorbeeld: een kapsalon met drie kappers

Illustratief voorbeeld, geen klant: een salon met een eigenaar en twee kappers, die online wil laten boeken via een eigen website en de dag ervoor een herinnering stuurt. Zo'n 300 afspraken per maand.

Bij Salonized kost het Appointments Plan € 21 plus 2 × € 5 voor de twee extra medewerkers: € 31 per maand. De Salonized Website komt erbij voor € 19, samen € 50. Gaan er 300 herinneringen per sms uit en kost elk bericht één credit, dan is dat 300 × € 0,15, nog eens € 45. Totaal ongeveer € 95 per maand, excl. btw, en een pinapparaat zit er nog niet in.

Via Treatwell betaalt de salon € 35 per maand, plus 35% op de eerste boeking van elke nieuwe klant die via het platform komt. Een nieuwe klant die een kleuring van € 80 boekt, kost de eerste keer € 28 aan commissie; komt ze daarna terug, dan is het 0%. Hoeveel dat per maand wordt, hangt dus af van hoeveel nieuwe klanten het platform brengt.

Bij Traxo valt de salon onder Pro, omdat daar de accounts voor meerdere medewerkers in zitten: € 100 per maand, of € 80 bij jaarbetaling, excl. btw, met de website en het spaarprogramma voor vaste klanten erbij, en 3% op wat online wordt betaald. Een online betaling van € 30, of dat nu een hele knipbeurt is of een aanbetaling op highlights, kost dus € 0,90. Traxo is in dit voorbeeld niet de goedkoopste; wat de salon ervoor krijgt is een eigen website met de boekingen erin, zonder commissie per afspraak; een kassa zit er niet bij.

Kapper app of online reserveren via uw eigen website?

Wie op „kapper app” zoekt, bedoelt meestal een van twee dingen: een platform waarop klanten een kapper zoeken en boeken, zoals Treatwell, of een app waarmee de salon zelf de agenda bijhoudt. Het eerste is een platform, het tweede is software. Het verschil zit in wie de klant ziet.

Een platform brengt klanten die u nog niet kennen, en daar betaalt u voor bij de eerste boeking. Dat kan de moeite waard zijn voor een nieuwe salon of een rustige dinsdag. Maar op een platform staat u tussen andere salons, en de klant die volgende keer terugkomt, ziet weer de hele lijst.

De vaste klant die uw naam al kent, heeft geen app nodig. Ze zoekt uw salon op Google, komt op uw website en wil daar in een minuut een tijd kiezen, zonder iets te downloaden of een account aan te maken. Online reserveren bij de kapper werkt het best als het daar gebeurt, in de browser van haar telefoon. Veel salons houden beide: het platform voor nieuwe klanten, de eigen website voor iedereen die terugkomt.

Vooruitbetalen bij de kapper: de hele behandeling of een aanbetaling?

Een no-show bij een herenknipbeurt is een halfuur; bij highlights of extensions is het een halve middag die niet meer te vullen is. Daarom vragen sommige salons een aanbetaling, vooral op lange behandelingen; volgens de NOS lijkt die trend door te zetten naar kappers. Igor Payet van schoonheidssalon Beauty Unlimited in Amsterdam vertelde de NOS dat hij voor nieuwe klanten met een aanbetaling van 25 procent werkt.

Niet iedereen is overtuigd. Alisa van Vaalen van kapperszaak De Kleurkamer in Krommenie twijfelde in hetzelfde artikel: ze wil toegankelijk blijven, vreest de reactie van vaste klanten en ziet op tegen het terugbetalen van aanbetalingen. Dat bezwaar is terecht, en het pleit voor online betalen dat u per behandeling en per klant kiest: niets vooraf, een aanbetaling of de hele behandeling, niet één regel voor alles.

Twee dingen maken vooruitbetalen houdbaar. Volgens de ACM hoeft een klant alleen vooruit te betalen als dat vooraf is afgesproken, en voor diensten geldt geen wettelijk maximum. Zet de voorwaarden dus bij de boeking, niet achteraf. En herinner de klant: in een enquête van Spryng onder 1.000 Nederlanders wil 93% een of meer herinneringen vooraf, en vindt 56% no-showkosten onredelijk zonder duidelijke herinnering.

• Een knipbeurt of föhnbeurt: niets vooraf, of de hele beurt meteen online betaald
• Een aanbetaling op kleuringen, highlights en extensions
• Eventueel alleen voor nieuwe klanten
• Annuleringstermijn en terugbetaling zichtbaar bij het boeken

Overstappen van kapsalon software zonder klanten kwijt te raken

De grootste zorg bij overstappen is niet de nieuwe agenda, maar de oude klanten. Vraag de huidige aanbieder eerst om een export van het klantenbestand: namen, telefoonnummers, e-mailadressen, en waar mogelijk de behandelhistorie en kleurrecepten. Kijk ook naar de opzegtermijn, zodat u niet twee abonnementen tegelijk betaalt.

Afspraken die al in de oude agenda staan, laat u daar tot hun datum; nieuwe afspraken komen in de nieuwe. Zet in die weken de boekingsknop op uw website en op uw Google-profiel om, en vertel vaste klanten bij de kassa dat ze voortaan op de website boeken. Zo loopt de oude agenda vanzelf leeg.

Bij Traxo stoppen de website en het domein met het abonnement. Het klantenbestand krijgt u op verzoek binnen 30 dagen terug; daarna wordt het verwijderd.