Afspraakherinnering sms voorbeeld: 38 teksten
Achtendertig teksten voor een afspraakherinnering, klaar om te kopiëren: 32 sms-teksten die als geschreven in één bericht passen, plus WhatsApp en e-mail. Per situatie (de dag ervoor, met annuleringstermijn of aanbetaling, als de klant antwoordt, na een no-show) en per beroep. Vervang wat tussen haken staat.
Een herinnering doet één ding: ze zorgt dat de klant de afspraak niet vergeet, en dat ze makkelijk afzegt als het niet uitkomt. Dan heeft u het lege tijdslot nog op tijd om iemand anders te bellen. De meeste teksten hieronder zijn geschreven met je, in de toon van een appje van een salon aan een klant; er staat een u-vorm bij, en de teksten voor een praktijk, een garage of een monteur zeggen u.
Bij elke tekst staat wanneer u hem gebruikt, via welk kanaal hij gaat, op welke toon, hoeveel tekens hij telt en hoeveel sms'jes dat zijn. U verstuurt ze zelf, van uw eigen telefoon of uit uw eigen mailprogramma: de knop naast de tekst opent uw sms-app, WhatsApp of uw mail met de tekst er al in, en u kiest de klant.
Waarom een herinnering werkt, wanneer u haar verstuurt en wat ze via agendasoftware kost, staat in de complete gids over de afspraakherinnering. Zoekt u de tekst voor het moment van boeken, dan staan die op de pagina met voorbeelden van een afspraakbevestiging.
De achtendertig teksten om te kopiëren
De dag ervoor: de standaardherinnering
24 uur van tevoren, tussen 9 en 18 uur. Dag, tijd, zaak en één manier om af te zeggen: meer hoeft er niet in.
De standaard, met een link om te verzetten
Sms · Toon: hartelijk · 128 tekens · 1 sms
De basistekst voor wie online laat boeken: dag, tijd, zaak en een link waarmee de klant zelf verzet of annuleert. Als geschreven één bericht; een korte link houdt dat zo.
Hoi [voornaam], herinnering: morgen, [dag] [datum], om [tijd] bij [zaak]. Verhinderd? Verzet of annuleer via [link]. Tot morgen!
De kortste: alleen het feit
Sms · Toon: neutraal · 91 tekens · 1 sms
Voor wie niets wil uitleggen: de klant ziet in één oogopslag waar het om gaat. De vorm die veel mensen van hun tandarts kennen.
Herinnering: afspraak [dag] [datum] om [tijd] bij [zaak]. Verhinderd? Bel [telefoonnummer].
In de u-vorm
Sms · Toon: formeel · 142 tekens · 1 sms
Voor een praktijk, een kantoor of een salon waar u aan de balie ook u zegt. Dezelfde inhoud, een andere toon.
Geachte [heer/mevrouw] [achternaam], wij herinneren u aan uw afspraak op [dag] [datum] om [tijd] bij [zaak]. Verhinderd? Bel [telefoonnummer].
Zonder boekingslink: bellen of antwoorden
Sms · Toon: hartelijk · 141 tekens · 1 sms
U werkt met een papieren agenda of zonder online boekingen: de klant belt, of antwoordt op uw bericht. Verstuur het van een nummer waarop u de antwoorden ook leest.
Hoi [voornaam], morgen om [tijd] verwachten we je bij [zaak]. Kun je toch niet? Bel of app [telefoonnummer], dan maken we iemand anders blij.
Met de vraag om te bevestigen
Sms · Toon: neutraal · 126 tekens · 1 sms
Voor de afspraken die u niet kunt missen: een lange behandeling, een nieuwe klant, de drukke zaterdag. Wie niet antwoordt, krijgt later op de dag de tekst « Geen antwoord op de bevestigingsvraag ».
Hoi [voornaam], morgen [tijd] bij [zaak]: [behandeling]. Antwoord JA om te bevestigen of bel [telefoonnummer] om te verzetten.
De ochtend zelf
Sms · Toon: hartelijk · 85 tekens · 1 sms
Een tweede, korte herinnering voor een afspraak later op de dag. Alleen naast die van de dag ervoor, en alleen voor de klant die vaker vergeet.
Goedemorgen [voornaam], vandaag om [tijd] ben je aan de beurt bij [zaak]. Tot straks!
In het Engels
Sms · Toon: neutraal · 141 tekens · 1 sms
Voor de klant die bij u in het Engels boekt. Dezelfde opbouw als de standaard: dag, tijd, zaak, link.
Hi [first name], a reminder: your appointment at [business] is tomorrow, [day] [date], at [time]. Can't make it? Reschedule or cancel: [link]
Dezelfde herinnering in WhatsApp
WhatsApp · Toon: hartelijk · 226 tekens
Voor klanten met wie u al appt. Iets langer mag: in WhatsApp telt u geen tekens, en de klant kan meteen terugschrijven.
Hoi [voornaam]! Even een herinnering: morgen, [dag] [datum], om [tijd] heb je een afspraak bij [zaak] voor [behandeling]. Komt het toch niet uit? Laat het hier even weten, of verzet zelf via [link]. Tot morgen! [uw voornaam]
De herinnering per e-mail
E-mail · Toon: neutraal · 473 tekens
Voor de klant van wie u alleen een e-mailadres heeft, of als er meer in moet dan in een kort bericht past: adres, parkeren, de annuleringstermijn.
Onderwerp: Herinnering: je afspraak op [dag] [datum] om [tijd] Hoi [voornaam], Morgen is het zover: [dag] [datum] om [tijd] heb je een afspraak bij [zaak] voor [behandeling]. Reken op ongeveer [duur]. Je vindt ons op [straat en huisnummer], [plaats]. Parkeren kan [waar]. Kun je toch niet? Verzetten of annuleren kan kosteloos tot [dag en tijd] via [link] of op [telefoonnummer]. Zo kunnen we het tijdslot nog aan iemand anders geven. Tot morgen! [uw voornaam], [zaak]
Lange behandeling, eerste bezoek, voorbereiding
Hoe meer tijd u reserveert, hoe eerder de herinnering weg moet: 48 uur van tevoren is een afzegging nog op te vullen. En wie voor het eerst komt, zoekt vooral het adres.
Voor een lange behandeling: 48 uur van tevoren
Sms · Toon: neutraal · 137 tekens · 1 sms
Voor kleuringen, balayage of een gezichtsbehandeling: wie de duur leest, weet wat ze afzegt. De termijn staat erin als dag en tijd, niet als « 24 uur ».
Hoi [voornaam], [dag] om [tijd] staat je [behandeling] ([duur]) bij [zaak]. Gratis verzetten kan tot [dag en tijd, 24 uur ervoor]: [link]
Met een instructie vooraf
Sms · Toon: neutraal · 134 tekens · 1 sms
Als de behandeling alleen lukt wanneer de klant iets doet of laat: ongewassen haar, geen make-up, de oude gellak eraf, een dag van tevoren niet scheren.
Hoi [voornaam], morgen om [tijd] bij [zaak] voor je [behandeling]. Kom graag [instructie, bv. met droog, ongewassen haar]. Tot morgen!
Voor een nieuwe klant
Sms · Toon: hartelijk · 140 tekens · 1 sms
Wie voor het eerst komt, zoekt het adres en een parkeerplek. Zet ze erin, met een nummer voor vragen.
Welkom [voornaam]! Morgen om [tijd] je eerste afspraak bij [zaak], [straat en huisnummer]. Parkeren kan [waar]. Vragen? Bel [telefoonnummer]
Twee afspraken in één bericht
Sms · Toon: hartelijk · 142 tekens · 1 sms
Eén ouder boekt voor het gezin, of twee vriendinnen komen samen: één bericht met beide tijden, zodat niet de helft komt.
Hoi [voornaam], morgen bij [zaak]: [naam 1] om [tijd 1] en [naam 2] om [tijd 2]. Kan een van de twee niet? Laat het weten op [telefoonnummer].
Het eerste bezoek, per e-mail
E-mail · Toon: hartelijk · 607 tekens
Twee dagen van tevoren, voor een nieuwe klant met een lange of dure behandeling: alles wat ze moet weten in één bericht dat ze kan terugvinden.
Onderwerp: Tot [dag]: zo vind je ons Hoi [voornaam], Fijn dat je komt! Op [dag] [datum] om [tijd] staat je [behandeling] gepland bij [zaak]. We nemen er [duur] voor. Zo vind je ons: [straat en huisnummer], [plaats]. [Routebeschrijving in één zin, bv. naast de bakker, bel bij nummer 12.] Parkeren kan [waar]. Goed om te weten: - [Instructie vooraf, bv. kom met droog, ongewassen haar.] - Betalen kan [met pin of contant]. - Verzetten of annuleren kan kosteloos tot [dag en tijd] via [link] of op [telefoonnummer]. Heb je vooraf een vraag? Antwoord gewoon op deze mail. Tot [dag]! [uw voornaam], [zaak]
Met annuleringstermijn, no-show kosten of aanbetaling
Alleen voor regels die de klant bij het boeken al kende. Een herinnering is het moment om ze te herhalen, niet om ze aan te kondigen.
Met de annuleringstermijn, zonder kosten te noemen
Sms · Toon: hartelijk · 127 tekens · 1 sms
U rekent niets, maar wilt dat de klant de termijn kent. De zachte versie: het uiterste moment staat erin als tijdstip van vandaag.
Hoi [voornaam], morgen om [tijd] bij [zaak]. Kosteloos afzeggen of verzetten kan nog tot vandaag [tijd] via [link]. Tot morgen!
Met annuleringstermijn en no-show kosten
Sms · Toon: duidelijk · 140 tekens · 1 sms
Alleen als die kosten bij het boeken al zijn genoemd. Het percentage en het uiterste tijdstip staan erin, zonder dreigende toon.
Hoi [voornaam], tot morgen om [tijd] bij [zaak]! Afzeggen kan gratis tot vandaag [tijd]. Later of niet komen: we rekenen [50%] van de prijs.
Na een aanbetaling
Sms · Toon: hartelijk · 143 tekens · 1 sms
Direct na de betaling: bevestigt het bedrag en de afspraak in één bericht. Het euroteken telt als twee tekens.
Hoi [voornaam], aanbetaling van € [bedrag] ontvangen! [Dag] [tijd] [behandeling] bij [zaak]; het gaat van de prijs af. Verzetten kan via [link]
De dag ervoor, als er is aanbetaald
Sms · Toon: neutraal · 140 tekens · 1 sms
De klant leest dat de aanbetaling wordt verrekend, en tot wanneer verzetten nog kan zonder haar kwijt te raken.
Hoi [voornaam], morgen om [tijd] bij [zaak]. Je aanbetaling van € [bedrag] gaat van de rekening af. Verzetten kan tot vandaag [tijd]: [link]
De regels voluit, in WhatsApp
WhatsApp · Toon: neutraal · 360 tekens
Als uw regels niet in één kort bericht passen: de termijn, het bedrag en wat er met de aanbetaling gebeurt, elk op een eigen regel.
Hoi [voornaam], een herinnering aan je afspraak bij [zaak]: [dag] [datum] om [tijd], [behandeling]. Even de afspraken die je bij het boeken zag: - verzetten of annuleren kan kosteloos tot [dag en tijd]; - daarna, of als je niet komt, rekenen we [50%] van de prijs; - je aanbetaling van € [bedrag] gaat van de rekening af. Verzetten kan via [link]. Tot [dag]!
De regels voluit, per e-mail
E-mail · Toon: formeel · 684 tekens
Voor een dure behandeling of een klant die eerder niet kwam: een bericht dat u kunt terugvinden als er later discussie komt over de kosten.
Onderwerp: Je afspraak op [dag] [datum] en onze annuleringsregels Beste [voornaam], Op [dag] [datum] om [tijd] verwachten we je bij [zaak] voor [behandeling]. Bij het boeken ben je akkoord gegaan met onze annuleringsregels. We zetten ze nog één keer op een rij: - Verzetten of annuleren kan kosteloos tot [dag en tijd], via [link] of op [telefoonnummer]. - Zeg je later af, of kom je niet, dan brengen we [50%] van de prijs in rekening. - Je aanbetaling van € [bedrag] verrekenen we met het bedrag dat je in de zaak betaalt. Is er iets waardoor je niet kunt komen? Laat het zo vroeg mogelijk weten: dan zoeken we samen een ander moment. Met vriendelijke groet, [uw naam], [zaak]
Als de klant antwoordt
Een herinnering die werkt, levert antwoorden op. Deze teksten liggen klaar voor de vier dingen die een klant terugschrijft, en voor de klant die niets terugschrijft.
De klant bevestigt
Sms · Toon: hartelijk · 55 tekens · 1 sms
Eén regel terug, zodat de klant weet dat haar antwoord is aangekomen. Meer is niet nodig.
Top, [voornaam], staat genoteerd. Tot morgen om [tijd]!
De klant wil verzetten
Sms · Toon: hartelijk · 129 tekens · 1 sms
Bied twee momenten aan in plaats van te vragen wanneer ze kan: dat scheelt drie berichten heen en weer.
Geen probleem, [voornaam]. Ik heb plek op [dag 1] om [tijd 1] of [dag 2] om [tijd 2]. Welke past? Zelf kiezen kan ook via [link].
De klant zegt op tijd af
Sms · Toon: hartelijk · 137 tekens · 1 sms
Bevestigt dat de afspraak weg is en dat het niets kost, en geeft meteen de weg naar een nieuwe.
Dank voor het doorgeven, [voornaam]. Je afspraak van [dag] [tijd] is geannuleerd, zonder kosten. Een nieuwe plan je via [link]. Tot snel!
De klant zegt te laat af
Sms · Toon: duidelijk · 147 tekens · 1 sms
Alleen als de termijn en het bedrag bij het boeken zijn genoemd. Zakelijk, zonder verwijt, met de weg naar een nieuwe afspraak erbij.
Dank voor je bericht, [voornaam]. Dit is binnen [24] uur voor de afspraak; zoals afgesproken rekenen we [50%] van de prijs. Nieuwe afspraak: [link]
Geen antwoord op de bevestigingsvraag
Sms · Toon: neutraal · 135 tekens · 1 sms
Aan het eind van de middag, voor de klant die niet op « Antwoord JA » reageerde. Het bericht kondigt uw telefoontje aan, zodat ze opneemt.
Hoi [voornaam], ik heb nog geen bevestiging voor morgen [tijd] bij [zaak]. Kom je? Een kort JA is genoeg. Anders bel ik je straks even.
Te laat of niet gekomen
Na het afgesproken tijdstip. Zonder verwijt: de klant is misschien gewoon vergeten, en wie zich aangevallen voelt komt niet terug.
De klant is te laat
Sms · Toon: neutraal · 138 tekens · 1 sms
Tien minuten na het tijdstip, terwijl de afspraak nog te redden is. Het bericht noemt de grens waarna u moet verzetten; pas die aan uw planning aan.
Hoi [voornaam], je afspraak van [tijd] bij [zaak] is begonnen. Ben je onderweg? Na [15] minuten moeten we verzetten. Bel [telefoonnummer].
Na een no-show
Sms · Toon: hartelijk · 129 tekens · 1 sms
Dezelfde dag, zonder verwijt: het bericht vraagt of alles goed is en geeft de link voor een nieuwe afspraak.
Hoi [voornaam], we hebben je vandaag om [tijd] gemist. Alles goed? Plan hier makkelijk een nieuwe afspraak: [link]. Groet, [zaak]
Na een tweede no-show
Sms · Toon: duidelijk · 143 tekens · 1 sms
Duidelijker, zonder boos te worden. Het bericht kondigt een regel aan voor de volgende afspraak; het rekent niets voor de gemiste.
Hoi [voornaam], je afspraak van vandaag [tijd] ging weer niet door. Voor een volgende afspraak vragen we een aanbetaling van € [bedrag]: [link]
Per beroep
Buiten de kapsalon veranderen de woorden: een schoonheidssalon vraagt om een huid zonder make-up, een garage om de sleutel, een monteur om iemand die thuis is.
Voor een gezichtsbehandeling
Sms · Schoonheidssalon · Toon: hartelijk · 136 tekens · 1 sms
Met de instructie die de behandeling nodig heeft, en de vraag om een gevoelige huid vooraf te melden: dan past u de behandeling aan in plaats van haar af te breken.
Hoi [voornaam], morgen om [tijd] je [behandeling] bij [salon]. Kom graag zonder make-up. Gevoelige huid? App het even. Verzetten: [link]
Nieuwe set of bijwerken
Sms · Nagelstudio · Toon: hartelijk · 142 tekens · 1 sms
Een gebroken nagel kost extra tijd. Wie het de dag ervoor hoort, schuift met de planning in plaats van uit te lopen.
Hoi [voornaam], morgen om [tijd] je nagels bij [studio]. Is er een nagel los of gebroken? App het even, dan plan ik extra tijd in. Tot morgen!
Kort, met de regel voor te laat komen
Sms · Barbershop · Toon: hartelijk · 146 tekens · 1 sms
Bij afspraken van twintig minuten loopt de hele dag uit op één laatkomer. Het bericht noemt de grens, in de toon van de zaak.
Hey [voornaam], morgen om [tijd] in de stoel bij [barbershop]. Meer dan [10] minuten te laat? Dan gaat je plek naar de volgende. Verzetten: [link]
Aan huis of in de praktijk, in de u-vorm
Sms · Massage- of pedicurepraktijk · Toon: neutraal · 140 tekens · 1 sms
Voor een praktijk met oudere of vaste klanten: de u-vorm, het adres, en vijf minuten speling zodat de behandeling op tijd begint.
Beste [voornaam], morgen om [tijd] verwacht ik u bij [praktijk], [adres]. Graag 5 minuten eerder aanwezig. Verhinderd? Bel [telefoonnummer].
Zonder de reden van het bezoek
Sms · Zorgpraktijk · Toon: formeel · 135 tekens · 1 sms
Een bericht op een telefoon kan door een ander gelezen worden: noem de praktijk, de dag en de tijd, niet de klacht of de behandeling.
Herinnering: uw afspraak bij [praktijk] op [dag] [datum] om [tijd]. Verhinderd? Meld het uiterlijk [24] uur vooraf op [telefoonnummer].
De auto brengen
Sms · Garage · Toon: neutraal · 140 tekens · 1 sms
Met het kenteken, zodat een klant met twee auto's de juiste brengt, en de vraag naar vervangend vervoer voordat de brug bezet is.
Beste [naam], morgen om [tijd] verwachten wij uw auto ([kenteken]) bij [garage] voor [werk]. Vervangend vervoer nodig? Bel [telefoonnummer].
De reservering van morgen
Sms · Restaurant · Toon: neutraal · 136 tekens · 1 sms
Met het aantal personen: een tafel van zes die met vier komt, is ook een halve no-show. Eén telefoonnummer voor elke wijziging.
Dag [naam], morgen om [tijd] verwachten we u met [aantal] personen bij [restaurant]. Iets gewijzigd of verhinderd? Bel [telefoonnummer].
Het tijdvak van morgen
Sms · Monteur of installateur · Toon: neutraal · 126 tekens · 1 sms
Voor een bezoek aan huis: het tijdvak, de naam van wie er komt, en wat de klant doet als er niemand thuis is.
Beste [naam], morgen tussen [tijd] en [tijd] komt [monteur] van [bedrijf] langs voor [werk]. Niet thuis? Bel [telefoonnummer].
Het bezoek aan huis, per e-mail
E-mail · Monteur of installateur · Toon: neutraal · 764 tekens
Een paar dagen van tevoren, als de klant iets moet voorbereiden: de werkplek vrijmaken, een parkeerplek, iemand van achttien of ouder thuis.
Onderwerp: Herinnering: [dag] [datum] komen we bij u langs voor [werk] Beste [heer/mevrouw] [achternaam], Op [dag] [datum] tussen [tijd] en [tijd] komt [monteur] bij u langs voor [werk]. U wordt ongeveer [30] minuten van tevoren gebeld. Het adres dat bij ons bekend is: [straat en huisnummer] [postcode en plaats] Wilt u vooraf zorgen voor het volgende? - [De werkplek is vrij: bv. de meterkast is leeg, de wasmachine staat los.] - [Er is een parkeerplek voor een bestelbus in de buurt.] - [Er is iemand van achttien jaar of ouder thuis.] Komt het toch niet uit? Laat het ons uiterlijk [48] uur van tevoren weten op [telefoonnummer] of [e-mailadres]: dan plannen we kosteloos een nieuwe afspraak. Met vriendelijke groet, [uw naam] [bedrijf], [telefoonnummer]
De hond brengen en ophalen
Sms · Trimsalon · Toon: hartelijk · 137 tekens · 1 sms
De eigenaar leest wanneer ze brengt, dat de hond eerst uitgelaten moet zijn, en hoe laat hij klaar is.
Hoi! Morgen om [tijd] is [hond] aan de beurt bij [trimsalon]. Graag vooraf uitlaten. Klaar rond [tijd]. Verhinderd? Bel [telefoonnummer].
Waarom elke sms-tekst in één bericht past
Onder elke korte tekst telt de pagina de tekens en het aantal sms'jes dat uw telefoon ervan maakt, de haken meegeteld. De regel komt uit de standaard: één sms bevat 160 tekens, en 153 per deel zodra het bericht wordt gesplitst; één teken buiten de standaardtekenset laat het hele bericht terugvallen naar 70 tekens, en 67 per deel (Twilio, „How long can a message be?”, pagina gewijzigd op 16 september 2026, gelezen op 3 oktober 2026).
- De ë en de ï vallen buiten de tekenset. De é, de è en de à niet. Daarom staat er in geen enkele korte tekst op deze pagina een trema: wie „geïrriteerd” of „patiënt” toevoegt, verstuurt twee of drie berichten in plaats van één.
- Het euroteken en de haken tellen dubbel. Ze staan in de uitbreidingstabel van het sms-alfabet, waar elk teken twee plaatsen inneemt (Wikipedia, „GSM 03.38”, Engelstalig, bewerkt op 28 augustus 2026, gelezen op 3 oktober 2026; dezelfde tabel laat zien welke letters met accent erin staan). De telling onder een tekst geldt voor de tekst met haken; een volledige datum of een lange zaaknaam maakt hem langer, een korte voornaam korter.
- Emoji's doen hetzelfde als een trema. Eén hartje, en de grens ligt op 70 tekens. Bewaar ze voor WhatsApp.
| Tekst | Zoals geschreven | Ingevuld | Aantal sms |
|---|---|---|---|
| De standaard, met link | 128 tekens | 154 tekens | 1 |
| Lange behandeling, 48 uur | 137 tekens | 144 tekens | 1 |
| Met no-show kosten | 140 tekens | 151 tekens | 1 |
| Na een aanbetaling | 143 tekens | 156 tekens | 1 |
| Nieuwe klant | 140 tekens | 145 tekens | 1 |
| Na een no-show | 129 tekens | 151 tekens | 1 |
Ingevuld met „Sanne”, „Kapsalon De Schaar”, „dinsdag 6 oktober” (of alleen „dinsdag” waar de tekst alleen een dag vraagt), „10.30 uur”, „balayage” van „3 uur”, een aanbetaling van € 25, „50%”, een adres van veertien tekens, parkeren „voor de deur”, een telefoonnummer van dertien tekens en een link van achttien tekens. Het euroteken telt voor de telefoon als twee tekens: de tekst na een aanbetaling weegt dus 157. Een langere zaaknaam of link schuift het totaal op: tel na het invullen opnieuw.
Plakt u een tekst in agendasoftware, dan geldt de grens van dat veld. Salonized schrijft in zijn helpcentrum (artikel van 19 augustus 2026, gelezen op 3 oktober 2026): „Het veld Bericht neemt maximaal 140 tekens”, en „een bericht dat binnen de 140 tekens van het veld past kan alsnog over de 160 gaan met een lange voornaam en een volledige datum erin”. De kortste teksten van deze pagina passen daar ruim in.
Mag u een herinnering sturen zonder toestemming?
Ja, zolang het een herinnering blijft. Het verbod staat in artikel 11.7 van de Telecommunicatiewet (versie geldend vanaf 15 augustus 2026, gelezen op wetten.overheid.nl op 3 oktober 2026) en gaat over „ongevraagde communicatie voor commerciële, ideële of charitatieve doeleinden”: die is verboden „tenzij de verzender kan aantonen dat de desbetreffende eindgebruiker daarvoor voorafgaand toestemming heeft verleend”. Een bericht over een afspraak die de klant zelf heeft gemaakt, is geen reclame. Brancheorganisatie DDMA (gelezen op 3 oktober 2026) zegt het zo: „Voor serviceberichten heb je geen opt-in nodig omdat deze niet commercieel zijn en dus niet vallen onder het regime van de Telecommunicatiewet. Maar iets is pas een servicemail wanneer het bericht noodzakelijk verbonden is aan de dienst of het product.”
Zet u er een aanbieding onder, dan wordt het reclame. Daarvoor geldt de uitzondering die de ACM (gelezen op 3 oktober 2026) beschrijft: „Bestaande klanten mag u ongevraagd berichten sturen over producten of diensten die te maken hebben met eerdere aankopen. Zij moeten zich wel kunnen afmelden.” Daarom staat er in geen van de achtendertig teksten een actie of korting: houd de herinnering schoon, en stuur uw aanbieding apart.
Wat klanten en vakgenoten erover zeggen
Klanten willen het bericht, en ze willen het kort. In een onderzoek onder 1.000 Nederlandse consumenten, uitgevoerd in opdracht van berichtenaanbieder Spryng en gepubliceerd op 9 juni 2026 (gelezen op 3 oktober 2026), geeft 93 procent aan „één of meerdere herinneringen vooraf te willen ontvangen”. 35 procent merkt een herinnering het snelst op via WhatsApp, 32 procent via sms en 18 procent via e-mail. De opdrachtgever verkoopt zelf berichten; lees de cijfers met dat in gedachten.
Hetzelfde onderzoek verklaart de derde groep teksten. Meer dan de helft (56%) vindt kosten voor een gemiste afspraak „niet gerechtvaardigd wanneer vooraf geen herinnering is gestuurd”, en Naomi Vonk van Spryng vat het zo samen: „Consumenten zijn niet per se tegen no-show kosten, maar wel tegen verrassingen. Ze accepteren kosten in veel gevallen, mits ze vooraf weten waar ze aan toe zijn.” Wie no-show kosten rekent, herhaalt ze dus in de herinnering.
Over de vorm is een oud antwoord op GoeieVraag nog steeds het best gewaardeerde onder de vraag „Wat voor tekst gebruik ik?” (zestien jaar oud, ruim 17.000 keer bekeken, gelezen op 3 oktober 2026): „Niet te veel woorden aan vuil maken, gewoon heel simpel: Herinnering: Afspraak, dinsdag 30 maart, 10:00 uur.” En daarna: „Zo doet onze tandarts het altijd en ik vind het wel prettig. Je ziet direct waar het om gaat.” Dat is de tekst „De kortste: alleen het feit”.
- Het moment. „Stuur 24–48 uur van tevoren een herinnering per e-mail of SMS”, schrijft kappersgroothandel Cosmeticall (8 december 2025, gelezen op 3 oktober 2026), en: „Verstuur eventueel op de ochtend zelf nog een korte herinnering.”
- De bevestiging. „Vraag de klant om de afspraak te bevestigen via e-mail, sms of telefoon”, raadt Treatwell salons aan (2 maart 2023, gelezen op 3 oktober 2026). Dat is de tekst „Met de vraag om te bevestigen”.
Zo verstuurt u ze, van uw eigen telefoon
- Open de pagina op uw telefoon. De knop „Openen in mijn sms-app” zet de tekst klaar in een nieuw bericht; u kiest de klant en vervangt de haken. „Openen in WhatsApp” doet hetzelfde in WhatsApp.
- Bewaar uw eigen versie. Vul de zaaknaam, het telefoonnummer en de link één keer in en bewaar de tekst als notitie of als tekstvervanging op uw telefoon. Daarna wisselt u alleen nog de voornaam en de tijd.
- Kies één toon. Je of u, zoals u aan de balie praat, en wissel niet binnen één bericht.
- Verstuur op een vast moment. Elke middag om vier uur de afspraken van morgen: dan is het een gewoonte, en heeft de klant de avond om te antwoorden.
Niets van wat u hier leest of kopieert, verlaat de pagina: er is geen invulveld en geen verzendknop. Het bericht vertrekt van uw eigen nummer, zodat de klant weet van wie het komt en erop kan antwoorden.
Wat een gemiste afspraak kost, en wat een herinnering terugverdient
Van uw eigen telefoon betaalt u voor een herinnering wat uw eigen abonnement voor een bericht rekent; wat een sms via agendasoftware kost, staat per aanbieder, met bron en datum, in de gids. Wat één gemiste afspraak daartegenover kost, rekent u uit met de rekentool voor no-show kosten: aantal no-shows per week en uw gemiddelde prijs erin, en u ziet het verlies per jaar en wat een aanbetaling ervan terughaalt.
Traxo verstuurt bij elke online boeking de bevestiging, en de herinnering de dag ervoor met tijd en adres staat beschreven op onze pagina over online afspraken. Die herinnering gaat per e-mail: Traxo verstuurt geen sms.
Veelgestelde vragen
Wat zet je in een afspraakherinnering per sms?
De dag, de tijd, de naam van de zaak en één manier om af te zeggen of te verzetten: een link of een telefoonnummer. Voor een nieuwe klant ook het adres. Meer past er niet in één bericht, en meer leest de klant niet.
Wanneer stuur je een afspraakherinnering per sms?
De dag ervoor, tussen 9 en 18 uur, voor een gewone afspraak. Voor een behandeling van meer dan twee uur liever 48 uur van tevoren, zodat een afzegging nog op te vullen is.
Hoeveel tekens mag een afspraakherinnering per sms hebben?
160 tekens voor één bericht, de naam en de tijd meegeteld. Met een ë, een ï of een emoji erin is de grens 70 tekens. Alle korte teksten op deze pagina blijven als geschreven binnen één bericht.
Mag ik een klant zonder toestemming een herinnering sturen?
Een herinnering aan een afspraak die de klant zelf heeft gemaakt, is een dienstbericht en geen reclame. Zet er dus geen aanbiedingen in: dan wordt het marketing, en daarvoor heeft u wel toestemming nodig.
Je of u in een afspraakherinnering?
Zoals u aan de balie praat. De meeste kappers zeggen je; een schoonheidsspecialist of fysiotherapeut zegt vaker u. Wissel niet binnen één bericht.
Werkt een herinnering via WhatsApp beter dan een sms?
Ze wordt vaker gelezen, maar automatisch versturen kan alleen via een aanbieder op het zakelijke WhatsApp-platform, die per bericht rekent (WhatsApp, prijzen van het Business Platform, gelezen op 3 oktober 2026). Vanuit de gewone WhatsApp Business-app stuurt u elk bericht met de hand.
De bevestiging gaat vanzelf.
Een website waar klanten zelf boeken, met de juiste duur per behandeling, en vooraf betalen: het hele bedrag of een aanbetaling. Vanaf € 40 per maand excl. btw bij jaarlijkse betaling.