Reserveringssysteem restaurant: echte prijzen 2026

Vrijdag, 20.40 uur. De keuken draait op volle kracht, en de telefoon bij de bar gaat voor de vierde keer. Opnemen kost twee gerechten vertraging, niet opnemen kost misschien een tafel voor vier op zaterdag. Ondertussen staat tafel 7 al een uur gedekt voor een gezelschap dat niet meer komt.

Een reserveringssysteem lost het eerste probleem op en verkleint het tweede. De vraag is welk systeem, tegen welke prijs, en wie er aan uw gasten verdient. Voor zaken die via Quandoo reserveren is de vraag bovendien dringend: Quandoo neemt na 30 september 2026 geen nieuwe reserveringen meer aan.

De kern

1. De prijs. Van € 15,99 per maand (Bookplan) tot € 249 (Zenchef, duurste pakket). Traxo: € 40 per maand excl. btw bij jaarlijkse betaling, met de website erbij.
2. Twee modellen. Een vast bedrag per maand, of een vergoeding per gast op boekingen via een platform. Het eerste wordt goedkoper naarmate u voller zit, het tweede duurder.
3. De aanbetaling. Die werkt vaak, maar niet overal, en u betaalt transactiekosten op elke betaalde reservering. Reken het na voordat u op elke tafel een aanbetaling vraagt.
4. Quandoo stopt. Wie via Quandoo reserveert, heeft tot 30 september 2026 om over te stappen.

Welke prijzen rekent een reserveringssysteem voor restaurants?

Vijf systemen die Nederlandse restaurants veel gebruiken, en Traxo, op hetzelfde raster: de maandprijs van het instappakket, wat u per gast of per aanbetaling betaalt, en het punt waar u op moet letten.

Prijzen gecontroleerd op 21 september 2026 op de eigen prijspagina van elke aanbieder. Bookplan en Traxo noemen hun prijzen excl. btw; Guestplan, DISH en Zenchef zeggen het niet.

De bronnen, om zelf na te kijken: Bookplan, Guestplan, DISH, Zenchef, TheFork Manager en de Traxo-pakketten. Vergelijkingstabellen op andere blogs lopen vaak al een paar maanden achter: kijk altijd op de pagina van de aanbieder zelf.

Over een jaar is het verschil tussen het goedkoopste en het duurste instappakket ongeveer € 1.000: € 191,88 voor Bookplan Essential, € 1.188 voor Zenchef Reserve. Dat is ruwweg twintig lege couverts bij een rekening van € 48 per persoon (20 × € 48 = € 960). Wat een systeem tegen no-shows doet, weegt dus zwaarder dan zijn maandprijs.

Commissie per couvert of een vast bedrag per maand?

TheFork publiceert geen bedragen. De prijspagina van TheFork Manager zegt alleen dat boekingen via TheFork, Tripadvisor en partners een 'vergoeding gebaseerd op een percentage van je gemiddelde factuur per gast' kosten, en dat boekingen via uw eigen website, Instagram en Facebook inbegrepen zijn. Het abonnement zelf is op aanvraag.

Dat model is eerlijk, als u het goed leest: u betaalt voor nieuwe gasten die u via het platform vinden. Het wordt duur zodra uw vaste gasten gewend raken aan het reserveren via de app, want dan betaalt u elke keer voor iemand die u al kende. Een platform is een advertentie; een reserveringssysteem is uw reserveringsboek. Het zijn twee verschillende dingen, ook als ze in dezelfde app zitten.

Onze stelling: voor een restaurant met een vaste kern van gasten is een vast bedrag per maand bijna altijd goedkoper, met de reserveringsknop op uw eigen website en op Google. Een platform ernaast kan zinvol zijn in een toeristische stad of in het eerste jaar na de opening. Houd dan wel beide agenda's gekoppeld, anders verkoopt u dezelfde tafel twee keer. Hoe u de knop op uw eigen site zet, leest u in onze vergelijking van online reserveringssystemen.

Wat moet een reserveringssysteem voor een restaurant kunnen?

Een reserveringssysteem voor de horeca is geen agenda voor afspraken. Test deze zes punten tijdens de proefperiode, op uw telefoon, als gast.

1. Een maximum aantal couverts per tijdslot. Achttien couverts om 19.30 uur en zestien om 20.30 uur houdt de keuken bij. Dertig tegelijk om 20.30 uur niet.
2. Grote tafels pas na uw goedkeuring. Een tafel voor twaalf wilt u eerst zien voordat hij in het boek staat.
3. Ruimte voor inlopers. Online gaat alleen weg wat u daarvoor vrijgeeft; de rest van de zaal houdt u vrij voor wie spontaan binnenloopt.
4. Een aanbetaling per tafelgrootte of per avond. Niets op een dinsdag voor twee, wel iets op zaterdag of bij een groepsmenu.
5. Reserveren via Google en uw eigen website. Daar zoekt de gast u. Iedere extra stap tussen uw naam en de knop kost boekingen.
6. Een export van uw gastgegevens. Vraag vóór u tekent hoe u uw gastenlijst meeneemt als u vertrekt. Het antwoord op die vraag zegt meer over een aanbieder dan zijn demo.

Een digitale plattegrond staat op veel verlanglijstjes, maar is vooral nuttig vanaf een zaal waarin u tafels combineert en verschuift. Bij veertig stoelen weet de gastvrouw ook zonder scherm waar tafel 7 staat.

Werkt een aanbetaling tegen no-shows?

Vaak wel. Entree Magazine sprak in september 2026 met een reeks restaurateurs over no-shows. Bij Nota Blu in Wateringen daalde het percentage no-shows volgens eigenaar Vasilios Kiakos van 30 naar 3 procent, nadat hij een aanbetaling van € 10 per persoon invoerde. Hij noemt ook de prijs: zijn reserveringssysteem rekent 1 tot 3 procent transactiekosten per reservering.

Maar niet overal. Bij Basiliek in Harderwijk is de aanbetaling weer afgeschaft. Het restaurant belt gasten nu een dag van tevoren en stuurt een rekening bij annulering binnen 24 uur.

En bij Onglet in Maastricht belt het team elke dag alle reserveringen na, zo'n twintig per dag, in ongeveer een halfuur. Geen software, wel resultaat:

Wat wij eruit halen: vraag een aanbetaling waar het risico zit, niet overal. Grote tafels, groepsmenu's, de zaterdag. Laat de dinsdag voor twee met rust. En schrijf de annuleringsvoorwaarden bij de boeking, zodat de gast ze leest vóórdat hij betaalt. Per tafelgrootte of per avond instellen wat u vraagt, gaat via de online betalingen van Traxo.

Wat levert een aanbetaling op? Een rekenvoorbeeld

Een bistro in Haarlem met 40 stoelen, vijf avonden open, 48 weken per jaar. Alle cijfers hieronder zijn aannames: vervang ze door die van u.

1. Het weekend. Vrijdag en zaterdag zit de zaal vol: 80 couverts, verdeeld over 32 reserveringen. De gemiddelde rekening is € 48 per persoon.
2. Zonder aanbetaling. Per weekend komen 4 couverts niet opdagen, 5%. Dat is 4 × € 48 = € 192 per week, en 48 × € 192 = € 9.216 omzet per jaar.
3. Met € 10 per persoon aanbetaling op vrijdag en zaterdag. Er komt € 800 per week online binnen (80 × € 10). Bij Traxo kost dat 3%: € 24 per week, € 1.152 per jaar.
4. Het effect, als aanname. De no-shows halveren naar 2 couverts per weekend, en die twee laten hun € 10 achter. Het verlies wordt € 96 − € 20 = € 76 per week, € 3.648 per jaar.
5. De balans. € 9.216 − € 3.648 = € 5.568 minder verlies, min € 1.152 transactiekosten = € 4.416. Min het Starter-pakket, € 480 per jaar bij jaarlijkse betaling: € 3.936 per jaar in het voordeel van de bistro.

Twee kanttekeningen. De 3% betaalt u ook over aanbetalingen die later van de rekening afgaan: het is een kostenpost op elke betaalde reservering, niet alleen op de no-shows. En halveren is een voorzichtige aanname; Nota Blu zag veel meer, Basiliek stopte ermee. Meet uw eigen no-shows drie maanden vóór en drie maanden na, en beslis dan.

Quandoo stopt: welk reserveringssysteem nu?

Volgens de eigen aankondiging van Quandoo is 30 september 2026 de laatste dag waarop gasten een nieuwe reservering kunnen maken, en gaan website en app uiterlijk op 31 december 2026 offline. Bestaande reserveringen met een datum daarna blijven geldig; het restaurant krijgt de gegevens.

1. Vraag nu een export van uw gastenlijst op, en noteer de reserveringen na 30 september, zolang het beheerscherm werkt.
2. Zet de nieuwe reserveringsknop op uw eigen website en op Google vóórdat de oude verdwijnt. Een gast die een dode knop vindt, belt niet: hij reserveert elders.
3. Kies niet in paniek een jaarcontract. Bijna alle systemen in de tabel hebben een proefperiode of een maandabonnement; begin daarmee.

Een overstap van reserveringssysteem is het perfecte moment om te ontdekken dat niemand het wachtwoord van de website nog weet. Zoek dat vandaag uit, niet op 29 september.

Wat Traxo wel en niet doet

Wat het wel doet. Traxo is een website met ingebouwd reserveren, geen los reserveringssysteem. U krijgt een eigen website op uw naam, online reserveren met een maximum aantal couverts per tijdslot, een aanbetaling die u per tafelgrootte of per avond instelt, en een klantendossier per gast. Starter kost € 40 per maand bij jaarlijkse betaling of € 50 maandelijks, excl. btw. Werken meerdere mensen met het reserveringsboek, of wilt u dat uw Google-profiel automatisch wordt bijgewerkt, dan kiest u Pro: € 80 of € 100 per maand. Online betalingen kosten 3%, zonder commissie per couvert. Alles staat op onze pagina « Reserveringssysteem restaurant ».

Wat het niet doet. Traxo heeft geen plattegrond van de zaal: u regelt couverts en tijdsloten, de tafelindeling blijft op uw schrift of tablet. Het is geen kassasysteem. Het is geen platform waar nieuwe gasten u tussen andere restaurants vinden, zoals TheFork: wie op nieuwe gasten uit een app rekent, houdt dat platform ernaast. En een bevestiging per sms de dag ervoor verstuurt Traxo niet: de herinnering gaat per e-mail. Wie een restaurant van tachtig couverts met tafelcombinaties draait, is met Guestplan of Zenchef beter geholpen. En de vraag uit de checklist, hoe u uw gastenlijst meeneemt: zegt u Traxo op, dan stoppen de site en het domein met het abonnement; uw gastenlijst krijgt u op verzoek binnen 30 dagen terug, daarna wordt die verwijderd.

Wat een restaurantwebsite moet laten zien naast de reserveringsknop, van menukaart tot allergenen, staat in restaurant website laten maken.

Veelgestelde vragen

Bestaat er een gratis reserveringssysteem voor restaurants?

Er bestaan gratis proefperiodes (14 dagen bij Bookplan en DISH, 30 dagen bij Guestplan) en platforms waar u vooral per gast betaalt. Echt gratis is het dus zelden: u betaalt met een abonnement of met een deel van elke rekening.

Kunnen gasten via mijn eigen website reserveren?

Bij alle systemen in de tabel wel, met een widget of een knop. Dat is ook de goedkoopste route: zelfs TheFork rekent geen commissie op boekingen via uw eigen website.

Mag ik no-show kosten in rekening brengen?

Spreek het vooraf af: zet de voorwaarden bij de boeking, met het bedrag en de termijn, zoals Basiliek doet bij annulering binnen 24 uur. Een aanbetaling is eenvoudiger dan achteraf een rekening sturen, want het geld is er al. Twijfelt u over uw voorwaarden, leg ze dan voor aan KHN of uw jurist.

Heb ik een digitale plattegrond nodig?

Pas als u tafels combineert en per avond verschuift. Voor de meeste zaken tot een stuk of vijftig stoelen is een maximum aantal couverts per tijdslot het belangrijkste; de indeling doet de gastvrouw.

Kan ik TheFork en een eigen reserveringssysteem naast elkaar gebruiken?

Ja, zolang beide dezelfde beschikbaarheid zien. Zonder koppeling verkoopt u dezelfde tafel twee keer, en dat merkt u pas als beide gezelschappen tegelijk binnenkomen.

Liever eerst even overleggen? +33 7 80 98 20 43 — een echt mens, van maandag tot en met zaterdag. We werken op afstand, waar uw zaak ook is.